Saviez-vous que... les notaires conservent toujours tous les actes notariés signés devant eux ?

Lorsqu'un citoyen passe un acte, il doit savoir que l'original de l'acte public qu'il signe, appelé "acte original", sera incorporé dans le protocole notarial de ce notaire, qui, contrairement à ce que certaines personnes peuvent croire, n'appartient pas à ce notaire ni aux parties, mais, comme le prévoit l'article 36 de la loi sur le notariat, les protocoles appartiennent à l'État, tandis que la fonction des notaires est de les conserver, conformément aux dispositions de la loi, en tant qu'archivistes de ces mêmes documents, sous leur responsabilité.

<ejemplo>Así pues, por ejemplo, si hoy acudimos a un Notario a formalizar la compraventa de un inmueble, el original del documento que firmemos pertenecerá al Estado, y el Notario en cuestión que autorice el documento quedará obligado a guardar y conservar el mismo, para que así, en un futuro, si, por ejemplo, cualquiera de las partes desea obtener una copia de esa escritura, pueda acceder a la misma. Lo que se entregará siempre a las partes que otorgan el documento es una copia del mismo (ya sea una copia auténtica o simple).<ejemplo>

Sur cette base, les intéressés doivent savoir que, chaque année, conformément à la réglementation applicable (voir les articles 272 et suivants du Règlement notarial), chaque notaire doit ouvrir un protocole dans lequel seront incorporés tous les actes originaux autorisés par ce notaire au cours de l'exercice, chacun se voyant attribuer un numéro corrélatif au fur et à mesure de la formalisation des actes publics successifs, en vue de leur identification et individualisation correctes.

<ejemplo>Así pues, por ejemplo, la primera escritura que firme un Notario el día 3 de enero de 2022 a las 9 de la mañana, se le asignará el número 1 de protocolo del año 2022, y así sucesivamente, hasta concluir el año.<ejemplo>

À la fin de l'année, le notaire doit clore le protocole de l'année et, dans les deux mois qui suivent, relier tous les actes de l'année en volumes de parchemin ou de cuir, avec des courroies pour fermer la couverture extérieure (je suis sûr que si vous avez déjà visité une étude notariale, vous avez vu les volumes du protocole bien rangés sur les étagères de l'étude notariale).

Cela signifie que le notaire en question conservera son protocole pendant une période de 25 ans, après quoi il l'enverra aux archives générales du protocole correspondantes, au chef de chaque district notarial, pour qu'il soit conservé. Au cas où le notaire en question prendrait sa retraite ou déménagerait dans un autre office notarial, le notaire suivant qui occupera cette fonction, en tant que successeur dans le protocole, sera chargé de poursuivre ce travail d'archivage et de conservation jusqu'à ce que les 25 ans susmentionnés soient écoulés.