Enregistrement public des résolutions des sociétés

Conformément à l'article 107 du règlement du registre des sociétés, les résolutions de l'assemblée générale ou spéciale et les résolutions des organes administratifs collégiaux peuvent être converties en acte public sur la base du procès-verbal ou du livre des procès-verbaux, de la preuve notariée ou de la certification des résolutions. De même, cela peut également se faire sur la base de la copie autorisée du procès-verbal, lorsque les résolutions sont enregistrées dans l'acte notarié.

Par conséquent, les sociétés intéressées doivent fournir l'un des documents susmentionnés lors de l'exécution de l'acte en question, dans lequel sont consignées toutes les résolutions et les circonstances de leur adoption nécessaires pour juger de la légalité des résolutions.

Cela est donc nécessaire, car l'acte de l'exécution publique de la résolution corporative doit contenir toutes les circonstances de l'acte qui sont nécessaires pour la validité de la résolution et, le cas échéant, le notaire enregistre dans l'acte l'avis de convocation publié ou en fait un acte notarié.

En de nombreuses occasions, les entreprises se posent la question de savoir qui est habilité à se présenter devant un notaire pour signer l'acte correspondant afin de convertir les résolutions de la société en un acte public. Nous allons tenter de répondre à cette question ci-dessous afin que les personnes intéressées par ce type de document sachent clairement qui doit procéder et comment, en fonction du type de résolution et de l'organe qui l'émet :

1) Conformément à l'article 108 du règlement du registre du commerce et des sociétés, relatif aux personnes habilitées à certifier, la certification des résolutions sociales adoptées par l'assemblée générale ou extraordinaire ou par un organe collégial d'administration incombe à la personne habilitée à les certifier, ce qui, en vertu de l'article 109 du règlement précité, incombe à la personne habilitée à certifier les procès-verbaux et les résolutions des organes collégiaux des sociétés commerciales :

• Dans le cas où la société est dirigée par un conseil d'administration, au secrétaire et, le cas échéant, au secrétaire adjoint du conseil d'administration, qu'il soit ou non administrateur. Les certificats sont toujours délivrés avec l'accord du président ou, le cas échéant, du vice-président de cette instance.
• L'administrateur unique, ou l'un des administrateurs solidaires, lorsque la société est régie par ce type d'organe administratif.
• Aux administrateurs qui ont le pouvoir de représentation en cas d'administration conjointe ou solidaire.

Dans tous ces cas, il sera nécessaire que les personnes qui délivrent le certificat aient leur position en vigueur au moment de la délivrance, puisque pour enregistrer les accords contenus dans le certificat, la position du certificateur doit avoir été enregistrée avant ou en même temps.

En tout état de cause, sur le plan formel, il faut également tenir compte du fait que les accords qui ne sont pas consignés dans des procès-verbaux ou des actes notariés approuvés et signés ne peuvent être certifiés.

2) Les décisions de l'associé unique, consignées dans un procès-verbal sous sa signature ou celle de son représentant, peuvent être exécutées et formalisées par l'associé lui-même ou par les administrateurs de la société.

3) Elle peut également être exécutée par n'importe lequel des membres de l'organe d'administration ayant une nomination valide et inscrits au registre du commerce, lorsqu'ils ont été expressément habilités à le faire dans l'acte social ou lors de la réunion au cours de laquelle les résolutions ont été adoptées.

4) La transformation en instrument public par toute autre personne nécessite l'octroi d'une procuration appropriée, qui peut être générale pour tous les types de résolutions, auquel cas elle doit être inscrite au registre du commerce. Cette procédure n'est pas applicable à la conversion de résolutions corporatives en acte public lorsque le procès-verbal ou la preuve notariée de celles-ci sert de base à cette conversion.

Il convient également de rappeler que lorsque le registre du commerce a été fermé pour défaut de dépôt des comptes, la personne qui convertit les résolutions de la société en acte public doit mentionner cette circonstance dans l'acte.

Enfin, le lecteur doit également savoir que le pouvoir de délivrer des certificats des procès-verbaux ou des résolutions de l'assemblée des obligataires est dévolu au commissaire de l'assemblée des obligataires (article 110 du règlement du registre des sociétés). 

En résumé, il convient donc de prendre en compte les questions particulières suivantes :

1. La personne qui délivre le certificat doit avoir son titre en vigueur et enregistré, comme le montrent, parmi beaucoup d'autres, les décisions de la Direction générale de la sécurité juridique et de la foi publique du 26 février 2013 et du 24 avril 2014. Ainsi, s'il est établi qu'il n'est pas en vigueur en vertu d'un certificat présenté à une date ultérieure, l'enregistrement du certificat précédent pourrait être suspendu.
2. Le certificat peut également être délivré par le directeur général de la société, à condition que ce pouvoir lui ait été attribué ou qu'il ait reçu délégation de tous les pouvoirs qui lui sont délégués par la loi et par les statuts de la société.
3. Dans le cas des décisions de l'actionnaire unique, si celui-ci est une personne morale, le pouvoir de certifier ces décisions peut également être détenu par un mandataire ou un représentant volontaire de l'actionnaire unique (Résolution du Comité directeur du 1er juin 2005).
4. De même, la doctrine de la Direction générale de la sécurité juridique et de la foi publique a également admis comme valide l'attestation des conventions émises par l'actionnaire unique lorsque celui-ci n'est pas inscrit au registre du commerce (résolution du 22 avril 2014). 
5. En cas d'accord sur la dissolution d'une société et la révocation de son administrateur, ce dernier ne peut pas rendre publiques les résolutions de la société, même s'il est spécialement habilité à le faire par l'assemblée des actionnaires, car, en cas de dissolution, sa révocation opère ope legis (résolution du 26 février 2013).
   

Dans la certification qui peut être délivrée, les accords auxquels l'acte doit se référer doivent logiquement être enregistrés, avec toutes les exigences qui sont légalement requises pour la modification ou l'accord qui est recherché.

De même, pour que le Registre du Commerce puisse juger de la validité et de la légalité de l'accord, la doctrine de la Direction Générale de la Sécurité Juridique et de la Foi Publique a établi dans ses résolutions que la liste des participants, leur signature et leur acceptation de l'ordre du jour (résolution du 17 avril 1999) ainsi que la majorité avec laquelle les accords sont adoptés (résolution du 6 juin 2013) doivent être inclus dans l'accord.

En outre, il est intéressant pour les lecteurs de garder à l'esprit les situations particulières suivantes :

• Il est possible d'admettre une certification qui est transcrite dans l'acte lui-même (résolution DGRN du 7 avril 2011).
• En cas de contradiction entre les résolutions mentionnées dans le certificat ou entre les résolutions mentionnées dans le certificat et d'autres documents en attente d'approbation, l'inscription au registre du commerce sera suspendue (décision du 21 décembre 2010).
  

Conformément à l'article 111 du Règlement du Registre des Sociétés, concernant les certifications émises par une personne non inscrite, il est nécessaire de savoir que la certification de la résolution nommant le titulaire d'un mandat avec pouvoir de certification, lorsqu'elle est émise par la personne nommée, ne sera effective que si elle est accompagnée d'une notification fiable de la nomination au titulaire précédent, avec siège social, à l'adresse de ce dernier selon le Registre. 

Ainsi, il sera possible d'authentifier les résolutions d'une société au moyen d'un certificat délivré par une personne non enregistrée, à condition que cette personne ait été nommée à un poste avec des pouvoirs de certification (par exemple, administrateur unique ou conjoint de la société), et que cette circonstance ait été dûment notifiée à la personne qui occupait précédemment ce poste et qui est enregistrée à ce moment-là. 

Cette notification est accomplie et est réputée faite selon l'une des modalités prévues à l'article 202 du Règlement notarial, c'est-à-dire par l'envoi de l'acte de convocation par lettre recommandée avec accusé de réception ou par remise directe par le notaire lui-même au destinataire.

A cet égard, il convient de noter que, selon la doctrine de la Direction générale de la sécurité juridique et de la foi publique, en cas d'échec de la première notification par voie postale, une seconde notification en personne par le notaire doit être tentée (résolutions du 16 décembre 2013 et du 30 janvier 2012).

Dans ces cas, le greffier n'enregistre pas les accords certifiés avant l'expiration d'un délai de quinze jours à compter de la date de l'inscription de dépôt, délai pendant lequel le titulaire précédent peut s'opposer à l'enregistrement de l'inscription s'il peut prouver qu'il a déposé une plainte pénale pour fausse certification ou s'il peut autrement accréditer le manque d'authenticité de ladite nomination. Dans ce cas extrême, si le dépôt de la plainte est accrédité, cette circonstance sera enregistrée en marge de la dernière inscription, qui sera annulée une fois la plainte résolue, sans que ce dépôt n'empêche l'enregistrement des accords certifiés.

Nonobstant tout ce qui a été dit jusqu'à présent sur la nécessité de notifier le titulaire précédent, cela ne sera pas nécessaire lorsque le consentement du titulaire précédent au contenu de la certification est accrédité, au moyen de sa signature légitimée sur ladite certification ou dans un document séparé, ni lorsque la déclaration judiciaire d'absence ou de décès, d'incapacité ou de mort du titulaire précédent est dûment accréditée.

Enfin, il convient de noter que tout ce qui est expliqué sous cette question s'applique également à l'enregistrement de l'accord sur la nomination d'un bureau avec autorité de certification, qui a été rendu public par la personne nommée en vertu d'un acte ou d'un livre de minutes ou d'un enregistrement notarié de celui-ci.