Acte notarié de réunion

A cet égard, et sur la base du principe de la liberté de choix du notaire pour tout client, il est nécessaire d'indiquer que le notaire choisi doit avoir une compétence territoriale dans le lieu où se tiendra l'assemblée générale, de sorte que l'on ne peut pas choisir n'importe quel notaire en Espagne, mais seulement celui dont l'office notarial est situé dans le lieu où se tiendra l'assemblée générale.

Il est possible que les parties intéressées aient des doutes quant à savoir si, en plus des fonctions exercées par le notaire décrites ci-dessus, la présence du notaire à l'assemblée générale peut avoir d'autres effets, tels que la validation de la procuration en vertu de laquelle certaines personnes agissent ou la détermination de la légalité des résolutions adoptées au sein de l'organe social.

A cet égard, il faut sans doute se référer aux dispositions de l'article 102.3 du Règlement du Registre des Sociétés, en vertu duquel le notaire ne qualifiera en aucun cas la légalité des faits consignés dans l'acte, de sorte qu'il ne lui appartient pas d'apprécier la légalité des faits et des résolutions adoptées lors de l'assemblée générale, et encore moins de valider leur légalité.

Il faut également se référer, entre autres, à l'arrêt de la Cour suprême du 12 février 2014, qui exclut catégoriquement la possibilité que la présence d'un notaire à l'assemblée générale valide la validité de la représentation des actionnaires qui assistent à l'assemblée représentés par des tiers. Ainsi, si l'un des actionnaires assiste à l'assemblée représenté par une autre personne en vertu d'une procuration, il n'est pas de la compétence du notaire requis de juger de la validité et du caractère suffisant de la procuration, car cela ne fait pas partie des fonctions qui lui sont légalement confiées pour cet acte.

Le contenu du procès-verbal notarié de l'assemblée est déterminé par les articles 102 et 103 du règlement du registre du commerce, qui stipulent qu'en plus des circonstances générales découlant du droit notarial, le notaire doit faire état des circonstances suivantes :

1. Date et lieu sur le territoire national ou à l'étranger où s'est tenue la réunion.
2. Date et mode de convocation de la réunion, sauf s'il s'agit d'une assemblée générale ou d'une assemblée universelle.
3. Indication des résultats des votes, avec mention des majorités par lesquelles chaque résolution a été adoptée.

En particulier, il atteste des faits suivants :

1. L'identité du président et du secrétaire, avec indication de leurs fonctions.
2. La déclaration du président selon laquelle l'assemblée générale est valablement constituée et le nombre d'actionnaires avec droit de vote présents en personne ou par procuration et leur part dans le capital social.
3. Qu'aucune réserve ou protestation n'a été formulée par les membres concernant les déclarations susmentionnées du Président et, dans le cas contraire, le contenu de ces réserves ou protestations, en indiquant leur auteur.
4. Des propositions mises aux voix et des résolutions adoptées, avec une transcription littérale de celles-ci, ainsi que de la déclaration du président de l'assemblée générale sur les résultats des votes, en indiquant les déclarations y afférentes dont l'inclusion dans le procès-verbal a été demandée.
5. Les déclarations d'opposition aux accords et autres interventions lorsqu'elles sont demandées, indiquant le fait de la déclaration, l'identification de l'auteur et le sens général de la déclaration et son libellé littéral si le texte écrit est remis au notaire, qui sera joint à la matrice.

Dans tous les cas, le notaire public peut excuser les interventions qui, à son avis, ne sont pas pertinentes parce qu'elles n'ont pas de rapport avec les questions débattues ou avec les points de l'ordre du jour, et, de même, s'il estime que des circonstances ou des faits susceptibles de constituer des infractions sont présents, il peut interrompre les débats et les consigner au procès-verbal.

De même, la doctrine de la Direction générale de la sécurité juridique et de la foi publique (voir résolution du 6 avril 2011) a établi qu'il sera également nécessaire d'inclure dans le procès-verbal notarié de la réunion une indication de la date et de la forme de la convocation à la réunion, car ces deux questions sont "des éléments essentiels pour que le greffier puisse qualifier la régularité de la convocation et, par conséquent, des résolutions adoptées à l'assemblée", sauvegardant ainsi le droit des actionnaires non présents de connaître la convocation de manière fiable afin de pouvoir, le cas échéant, recourir aux moyens légaux de contestation. 

Comme précision formelle, il est nécessaire d'indiquer que si les sessions durent deux ou plusieurs jours consécutifs, la réunion de chaque jour sera enregistrée comme un acte séparé dans le même instrument et dans l'ordre chronologique.

Enfin, une fois l'assemblée générale terminée, le notaire clôture le procès-verbal notarié. A cet effet, il rédige le procès-verbal de la réunion, soit lors de la réunion elle-même, soit ultérieurement en son étude en se référant aux notes prises sur place. Dans les deux cas, le procès-verbal ne doit pas être approuvé ou signé par le président et le secrétaire de la réunion.

Une fois clos, le présent procès-verbal notarié est considéré comme le procès-verbal de l'assemblée générale et, à ce titre, il est inscrit dans le registre des procès-verbaux de la société.

En tout état de cause, le contenu du procès-verbal doit être rédigé de manière scrupuleuse et impeccable, sans qu'aucune erreur ne soit commise, sinon, si les actes qui sont ensuite exécutés à la suite des résolutions prises lors de l'assemblée générale sont contradictoires (par exemple sur la date de la réunion ou sur les points convenus), il appartiendra aux tribunaux de résoudre ce litige (voir à ce sujet), Si, toutefois, la comparaison des deux documents fait apparaître des informations contradictoires (telles que la date de la réunion ou les questions convenues), il appartiendra aux tribunaux de résoudre ce litige (voir à cet égard la décision de la Direction générale de la sécurité juridique et de la foi publique du 25 juillet 1998).

Il est possible que les personnes intéressées par l'utilisation de cet instrument envisagent la possibilité d'inscrire dans le registre la demande faite aux administrateurs de demander à un notaire d'autoriser un procès-verbal notarié de la réunion. Cette possibilité semble sans doute très intéressante dans les situations de conflit entre les actionnaires minoritaires par rapport à la majorité des actionnaires de la société, car elle aura les conséquences suivantes.

Cette possibilité est traitée à l'article 104 du règlement du registre du commerce, qui stipule que, à la demande d'un intéressé, la demande de procès-verbal notarié de l'assemblée générale prévue par la loi, ainsi que la publication d'un supplément à la convocation comprenant un ou plusieurs points à l'ordre du jour, doivent être enregistrées à titre de mesure de précaution.

Cette inscription se fera en vertu de la demande notariée adressée aux administrateurs et faite dans le délai légal prévu pour une telle demande (rappelons le délai minimum de préavis de 5 jours déjà mentionné ci-dessus).

En tant que question la plus pertinente à cet égard, le règlement susmentionné établit que dans ces cas, une fois l'annotation préventive effectuée, les résolutions adoptées par la réunion à laquelle l'inscription se réfère ne peuvent être inscrites au registre du commerce si elles ne sont pas enregistrées dans le procès-verbal notarié, Cette disposition offre donc une protection supplémentaire aux actionnaires minoritaires, car s'ils demandent l'intervention du notaire, ils peuvent l'inscrire dans le registre et s'assurer que la présence du notaire à l'assemblée est respectée, faute de quoi les résolutions adoptées à l'assemblée ne peuvent être dûment inscrites au registre du commerce.

Dans les mêmes termes, la Direction Générale de la Sécurité Juridique et de la Confiance Publique, entre autres, a exprimé sa position dans sa décision du 13 novembre 1999, qui confirme l'évidence du fait que, une fois le procès-verbal notarié de la réunion enregistré, les résolutions adoptées lors d'une réunion tenue de manière différente ne peuvent être enregistrées.

Enfin, l'annotation préventive de la demande d'acte notarié sera annulée par une note marginale lorsque la participation du notaire à la réunion sera dûment accréditée, ou lorsque trois mois se seront écoulés depuis la date de l'annotation.

Comme il a déjà été indiqué dans la première question de cette entrée, en plus de l'acte notarié de réunion, un type spécifique dont les caractéristiques et le règlement ont été convenablement décrits dans ces lignes, notre législation comprend l'existence d'autres types d'actes notariés, comme ceux de présence, dans lesquels le notaire enregistrera des faits et des circonstances dont il est témoin ou dont il a connaissance, et qui par leur nature ne font pas l'objet d'un contrat, accréditant la réalité ou la vérité du fait qui motive son autorisation.

Cette forme générique de procès-verbal peut également être autorisée dans le cadre d'une assemblée générale d'une société commerciale, comme le prévoit l'article 105 du règlement du registre du commerce, qui stipule qu'il est parfaitement possible pour une partie intéressée de demander à un notaire de se présenter à une assemblée générale afin de vérifier certains événements qui ont eu lieu lors de la réunion.

Toutefois, par exception à cette autorisation, la disposition précitée stipule que dans le cas où un notaire est appelé à rédiger le procès-verbal de l'assemblée, aucun autre notaire ne peut fournir ses services pour vérifier les faits de l'acte social.

En résumé, cette disposition renforce l'indépendance du travail du notaire, de sorte que tous les citoyens doivent savoir qu'il n'existe pas de "notaires des partis" enclins à consigner au procès-verbal des faits ou des déclarations favorables à la partie qui les a demandés, puisque le notaire est un officier public et un professionnel du droit, soumis uniquement à l'état de droit et au strict respect de la légalité. Il n'est donc pas nécessaire que plusieurs notaires assistent à la réunion à la demande de différentes parties, la sécurité juridique étant garantie par la présence d'un seul d'entre eux.

Par rapport à cette question, la logique semble indiquer que les frais générés par le notaire dans l'exercice de son office devraient être payés par le demandeur qui a fait la demande, c'est-à-dire par le dirigeant de la société qui l'a demandé de lui-même ou, à défaut, par les actionnaires minoritaires qui ont incité le dirigeant à demander les services du notaire.

Toutefois, le législateur a établi à l'article 203.3 de la loi sur les sociétés de capitaux, en tant que mécanisme de protection supplémentaire, que les honoraires du notaire figurant dans le procès-verbal de l'assemblée des actionnaires seront payés par la société, ce qui atténue les préoccupations financières que l'administrateur ou les actionnaires minoritaires peuvent avoir lorsqu'ils demandent les services du notaire.

Cela offre une garantie supplémentaire aux personnes intéressées par la participation d'un notaire à l'acte et par la sécurité juridique préventive prévue par la loi et le Règlement du Registre du Commerce, sans qu'une éventuelle réticence économique n'influence la décision de l'exiger ou non. 

Une autre des questions à soulever est la situation qui peut se présenter lorsque, après avoir demandé au notaire d'autoriser le procès-verbal de l'assemblée, celui-ci n'a pas lieu pour une raison quelconque, par exemple, lorsque certains actionnaires empêchent matériellement cette intervention ou lorsque la société prétend qu'elle n'a pas les moyens financiers de payer les honoraires du notaire.

Dans ces cas, la conséquence juridique de l'absence d'intervention sera l'inefficacité des résolutions adoptées par l'assemblée générale, comme l'a rappelé à de nombreuses reprises la jurisprudence qui s'est prononcée sur la question (voir, entre autres, le jugement de l'Audiencia Provincial de Madrid du 28 octobre 2016), de sorte que ces décisions seront dépourvues de toute validité, ne pourront produire aucun effet dans la réalité juridique et, encore moins, bénéficier, le cas échéant, de l'accès au registre. 

La déconvocation d'une assemblée générale (y compris celles dans lesquelles il a été demandé à un notaire de rédiger le procès-verbal notarié de l'assemblée) est une matière non expressément réglementée par la loi, de sorte qu'il faut s'en remettre à l'interprétation qu'en fait la Direction générale de la sécurité juridique et de la foi publique.

Dans ces cas (voir délibération du 28 juillet 2014), le centre de gestion a déterminé que cela est parfaitement possible, dès lors que la déconvocation est effectuée par le même organisme qui a convoqué la réunion et en utilisant les mêmes moyens de notification de la déconvocation que ceux utilisés dans la convocation de la réunion. Si ces formalités ne sont pas respectées, l'assignation délivrée au notaire sera rendue nulle et non avenue.

En tout état de cause, il convient de garder à l'esprit que ce défaut de notification pourrait engager la responsabilité de l'organe administratif s'il n'est pas dûment justifié et que, dans l'hypothèse où cette assemblée générale serait finalement tenue, les résolutions adoptées lors de celle-ci seraient logiquement invalides.

Pour demander ces procès-verbaux, il suffit de contacter le bureau du notaire (en appelant le numéro de téléphone du bureau du notaire ou par courriel à mercantil@jesusbenavides.es), de prouver la condition nécessaire pour être légitimé dans cette demande et d'indiquer la date et le lieu où la réunion doit avoir lieu.

À la date et à l'heure indiquées, le notaire ordonnateur se présentera au lieu où se tiendra l'assemblée pour accomplir toutes les formalités requises par la loi espagnole sur les sociétés et le règlement du registre des sociétés, après quoi il clôturera le procès-verbal correspondant.

Une fois la réunion terminée, le notaire requis retournera à son étude notariale et, avec toutes les notes qu'il a prises, rédigera le procès-verbal de la réunion, après quoi, quelques jours plus tard, une copie certifiée conforme du procès-verbal pourra être remise aux clients.