Procuration commerciale générale

En partant du principe qu'il n'est pas strictement obligatoire d'inscrire une procuration dans un acte public, il convient de noter que cela est fortement conseillé pour les raisons suivantes :

Tout d'abord, afin de donner une sécurité juridique à l'acte, puisque la notarisation permettra de s'assurer que le document et son contenu sont conformes à la loi.

En outre, d'un point de vue pratique, il est clair qu'en accordant la procuration dans un acte public, il sera beaucoup plus facile pour le mandataire d'utiliser ses pouvoirs avec des tiers, car il pourra facilement les prouver et effectuer toutes les démarches juridiques nécessaires. En revanche, s'il n'est consigné que dans un document privé, il est tout à fait possible que les tiers contractants se méfient de la véracité de ses pouvoirs de représentation et mettent des obstacles juridiques à la conclusion des opérations envisagées.

Par ailleurs, d'un point de vue juridique, il convient de rappeler que la loi exige notamment que la procuration d'administration des biens et toute autre procuration ayant pour objet un acte dressé ou à dresser dans un acte public ou devant porter préjudice à un tiers, ainsi que la cession de parts ou de droits découlant d'un acte inscrit dans un acte public, soient inscrites dans un acte public.

En ce qui concerne l'interprétation des procurations commerciales et les problèmes pratiques découlant de leur application, il est nécessaire de se référer tout d'abord au fait que, conformément à la réglementation applicable, le mandataire ne peut pas dépasser les limites de la procuration, de sorte que la personne autorisée ne peut effectuer que les actes qui sont expressément et sans équivoque inclus dans les pouvoirs accordés dans la procuration. 

Afin de déterminer si un acte en question relève effectivement des pouvoirs conférés au mandataire, il faut se référer à la doctrine établie à cet égard par la Direction générale des registres et des notaires, qui a établi (voir, entre autres, la résolution du 7 mai 2008) que la représentation volontaire doit être mesurée à l'aune du mandat, en faisant preuve d'un soin et d'une rigueur extrêmes dans l'interprétation du mandat, de sorte que son interprétation doit être effectuée de manière stricte mais non restrictive, en essayant toujours de déduire la volonté originelle du mandant et en circonscrivant toujours les limites de la procuration aux activités commerciales de la société en question.

Cela dit, en ce qui concerne les cas spécifiques qui ont donné lieu à des controverses, les parties intéressées devraient garder à l'esprit les questions suivantes :

Tout d'abord, il convient de préciser qu'il n'est pas possible pour un dirigeant de société de s'octroyer une procuration avec le pouvoir d'auto-contracter (ce qui lui permettrait, par exemple, d'acquérir des biens ou des services au nom de la société). Cette interdiction a été jugée par la Direction générale des greffes et des notaires dans de nombreuses décisions (entre autres, celles du 27 février 2003, du 18 juillet 2006 et du 28 avril 2015), les principaux arguments étant que permettre un tel pouvoir d'auto-contrat impliquerait d'accepter une possibilité illusoire de révocation de la procuration (puisque le directeur lui-même est le seul à pouvoir la révoquer), un contournement des exigences en matière de responsabilité de l'administrateur (puisque dans le cas des mandataires, elles sont inférieures à celles de l'administrateur) et une possible violation du régime des conflits d'intérêts de l'article 229 de la loi sur les sociétés de capitaux.

De même, les intéressés doivent également tenir compte du fait qu'il est possible pour deux coadministrateurs d'accorder une procuration commerciale à une tierce personne afin qu'elle exerce, au nom et pour le compte de cette dernière, les pouvoirs propres à ces coadministrateurs, à condition que ceux-ci soient détaillés dans les statuts de la société et transcrits comme tels dans l'acte de procuration, sans qu'il soit logiquement possible d'accorder des pouvoirs qui ne peuvent être légalement délégués (voir résolution de la Direction générale des registres et des notaires du 11 décembre 2000).

Enfin, il est nécessaire d'indiquer que dans le cas où plus de deux fondés de pouvoir sont habilités conjointement, les dispositions de l'article 233.2 de la loi sur les sociétés de capitaux pour les administrateurs ne leur seront pas applicables, ce qui signifie que tous doivent agir conjointement pour la conclusion d'actes juridiques valables (voir résolution de la Direction générale des registres et des notaires du 27 février 2013).

En ce qui concerne l'inscription des procurations au registre du commerce compétent, il convient de noter que, dans la pratique, cette question fait l'objet d'une certaine controverse.

À cet égard, il est nécessaire de souligner qu'en général, il n'y a pas d'obligation d'enregistrer les procurations au registre du commerce, sauf s'il s'agit d'une procuration générale, auquel cas, conformément aux exigences de l'article 94 du Règlement du registre du commerce, elle doit être enregistrée pour être pleinement valable (voir à cet égard la résolution de la Direction générale des registres et des notaires du 9 mai 2014).

En tout état de cause, il convient toutefois de garder à l'esprit que dans de nombreux secteurs commerciaux, comme celui des institutions financières, les procurations, même spéciales, devront être inscrites au registre du commerce, ce qui augmente sans aucun doute la sécurité juridique de tous les opérateurs impliqués dans les opérations juridiques en question.

De même, en ce qui concerne l'éventuelle révocation de la procuration, il est nécessaire d'indiquer qu'elle sera bien entendu enregistrable au registre du commerce, à condition qu'elle soit accordée par l'administrateur de la société avec des pouvoirs suffisants au moyen de l'acte public correspondant, sachant que c'est toujours l'acte de révocation qui sera enregistré, et non l'acte notarié de notification de ladite révocation qui, le cas échéant, peut être demandé par la société afin de notifier ladite révocation aux anciens mandataires de fait (voir à cet égard l'acte notarié de révocation), Il faut savoir que l'acte de révocation sera toujours enregistré, mais pas l'acte notarié de notification de la révocation qui, le cas échéant, peut être demandé par la société afin d'informer les anciens mandataires de la révocation (voir à ce sujet la décision de la Direction générale des registres et des notaires du 22 mai 1999).  

Le système juridique prévoit également la possibilité que, dans le cadre d'une procuration conférée, la personne du mandataire puisse transférer les pouvoirs qui lui sont conférés en faveur d'une tierce personne. Cette possibilité de délégation peut se faire par le biais des figures de substitution (lorsque le nouveau mandataire est subrogé dans la position antérieure du premier mandataire, qui cesse de l'être) ou de sous-autorisation (lorsque le mandataire initial délègue ou accorde tout ou partie de ses pouvoirs à une autre personne sans que son pouvoir ne s'éteigne), à condition bien sûr que le mandant le permette.

En tout état de cause, dans le cas d'une procuration commerciale, les dispositions de l'article 261 du Code de commerce s'appliquent au contrat de commission (tel qu'établi dans la décision de la Direction générale des registres et des notaires du 23 janvier 2001), en vertu duquel le commissionnaire exécute lui-même les commissions qu'il reçoit, et ne peut les déléguer sans le consentement préalable du commettant, sauf s'il y est préalablement autorisé. Ainsi, dans le cadre de la procuration commerciale, la substitution et/ou la sous-autorisation sont autorisées à condition que le mandant l'ait prévu dans l'acte original.

Il est également nécessaire de préciser qu'il est entendu que le mandataire qui procède au remplacement ou à la sous-autorisation de la procuration qui lui a été conférée doit notifier cette circonstance au mandant initial, l'article 260 du code de commerce imposant au commissionnaire (en l'espèce, le mandataire) de communiquer fréquemment au mandant (en l'espèce, le mandant) les nouvelles qui intéressent le succès de la négociation ; et, dans tous les cas, au notaire détenteur du protocole de la procuration, comme l'exige l'article 178 du décret du 2 juin 1944 approuvant définitivement le règlement sur l'organisation et le régime du notariat.

Comme déjà indiqué ci-dessus, en ce qui concerne l'éventuelle révocation de la procuration, il faut noter qu'elle est bien sûr possible et que cette révocation peut être inscrite au registre du commerce, à condition qu'elle soit accordée par le directeur de la société (c'est-à-dire par la personne qui détient la procuration pour représenter la société) avec des pouvoirs suffisants au moyen de l'acte public correspondant.

En ce qui concerne la révocation des procurations commerciales, il est également nécessaire d'indiquer que, dans certaines occasions, des situations conflictuelles se présentent avec ces actions, dont on peut tirer les conclusions suivantes :

Tout d'abord, la révocation des pouvoirs, comme il a été dit, ne peut être accordée que par l'organe d'administration de la société, qui, conformément à la loi sur les sociétés de capitaux, détient les pouvoirs de représentation de la société). Par conséquent, ni l'actionnaire unique ni l'Assemblée générale n'ont le pouvoir de les révoquer (voir à cet égard les résolutions de la Direction générale des registres et des notaires du 4 février 2011 et du 11 février 2014).

Deuxièmement, dans le cas où l'administration de la société est confiée à deux coadministrateurs, dont l'un est une personne morale, si une procuration commerciale a été conférée en faveur de la personne physique représentant cette personne morale qui occupe la fonction de coadministrateur, il sera possible de la révoquer avec la simple volonté de l'autre coadministrateur (voir résolution de la Direction générale des registres et des notaires du 15 mars 2011).

Dans le cas où la société désignatrice est entrée en procédure d'insolvabilité, la révocation de la procuration nécessite, outre la déclaration d'intention de l'administrateur, l'autorisation ou le consentement de l'administration de l'insolvabilité (décision de la Direction générale des greffes et des notaires du 24 juillet 2014).

Il va sans dire que le système juridique permet au mandataire de renoncer à la procuration qui lui a été accordée. 

Dans ce cas, le mandataire en question doit passer un acte dans lequel il déclare son intention de renoncer à la procuration et doit également notifier son intention à la société mandante, faute de quoi la procuration ne pourra pas être enregistrée dans le registre du commerce correspondant (voir à cet égard la décision de la Direction générale des registres et des notaires du 21 mai 2001).

Bien entendu, comme pour toute procuration, elle peut être modifiée rétrospectivement pour étendre ou réduire les pouvoirs du mandataire.

Seul le représentant de la société (c'est-à-dire l'administrateur) doit comparaître en sa qualité de représentant du mandant, et il n'est pas nécessaire que le mandataire auquel les pouvoirs sont conférés comparaisse.

Une fois la procuration accordée, une copie certifiée conforme de la procuration sera délivrée en même temps afin qu'elle puisse être utilisée le cas échéant.

En effet, pour que le mandataire désigné puisse faire usage de la procuration commerciale et conclure des contrats dans le cadre des affaires, il sera nécessaire que l'entreprise lui fournisse une copie certifiée conforme de la procuration, afin qu'il puisse déjà l'utiliser et accréditer sa représentation auprès des tiers avec lesquels il contracte.

Le notaire peut, bien entendu, se rendre à votre domicile pour signer la procuration, car la loi oblige le notaire à garantir le service public notarial à toutes les personnes handicapées, malades ou à mobilité réduite qui ne peuvent pas se rendre elles-mêmes chez le notaire.

Toutefois, il faut tenir compte du fait que, dans ce cas, en raison de la compétence territoriale du notaire requis, celui-ci doit être un notaire de la localité en question où se trouve le domicile de la personne qui ne peut pas se déplacer.

Si la procuration commerciale accordée doit produire ses effets hors d'Espagne, il sera nécessaire de l'apostiller, c'est-à-dire d'effectuer une procédure supplémentaire, comme le prévoit la 12e Convention de La Haye du 5 octobre 1961, qui lui permettra de produire ses effets dans un pays autre que l'Espagne, à condition que ledit pays ait signé cette convention internationale.

Cette procédure d'apostille sera effectuée au Collège des notaires de Catalogne et, à cette fin, l'intéressé peut effectuer lui-même la procédure ou, s'il le souhaite, la confier au notariat lui-même, de sorte que, une fois la procédure effectuée, la procuration apostillée lui sera remise.

En règle générale, la procuration sera rédigée en espagnol (ou, le cas échéant, dans la langue co-officielle de la communauté autonome en question). Toutefois, il est possible d'accorder une procuration "à double colonne", c'est-à-dire rédigée simultanément en espagnol et dans sa traduction correspondante dans une langue étrangère, à condition que le notaire mandant connaisse cette langue et puisse vérifier que le contenu est le même.