Modification des statuts

L'exercice d'une société de capitaux est la période de temps qui divise l'activité de la société en périodes. Dans notre système juridique, l'exercice des sociétés commerciales dure une année civile et, conformément à l'article 26 de la loi sur les sociétés de capitaux, en l'absence de disposition statutaire (c'est-à-dire si les statuts de la société sont muets sur la question), l'exercice est réputé se terminer le 31 décembre de chaque année.

Dans la plupart des sociétés commerciales, l'exercice financier se termine effectivement le trente et un décembre de chaque année. Cependant, dans certaines entreprises qui réalisent principalement des activités saisonnières, c'est-à-dire que la majeure partie de leur activité commerciale ou de leurs ventes a lieu pendant une période spécifique de l'année, il est habituel, et même conseillé, que leur exercice financier se termine au moment où cette activité saisonnière se termine, afin de contribuer à refléter une image plus précise et plus vraie de l'évolution de l'activité de l'entreprise, en compactant les résultats de l'entreprise en périodes qui reflètent l'activité productive et commerciale réelle.

<ejemplo>“Por ejemplo, ello puede ser recomendable en una empresa que fabrica helados, pues la mayor parte de su facturación se concentrará en verano, de modo que si su ejercicio social finaliza el 30 de septiembre, se podrá reflejar de forma más adecuada cómo ha sido el año a nivel de ventas”.<ejemplo>

Ainsi, lorsqu'une entreprise se trouve dans la situation décrite ci-dessus, elle peut accepter de modifier son exercice afin de l'adapter à la réalité de son activité productive. Dans ces cas, la résolution correspondante de l'assemblée générale (article 160 de la loi sur les sociétés de capitaux) sera nécessaire, conformément à la résolution d'effectuer cette modification, pour laquelle il faudra fournir le certificat correspondant des résolutions corporatives aux termes de l'article 109 du règlement du registre des sociétés, c'est-à-dire émis par le secrétaire ou le secrétaire adjoint du conseil d'administration, avec l'approbation du président ou, le cas échéant, du vice-président de l'organe, par l'administrateur unique ou l'un des administrateurs conjoints ou par les administrateurs qui ont le pouvoir de représentation conjointe.

Une question formelle mais essentielle dans le fonctionnement des sociétés de capitaux est la manière dont les assemblées générales doivent être convoquées. Comme on le sait, les assemblées générales des sociétés de capitaux sont l'organe représentatif des actionnaires de la société, c'est-à-dire de ses propriétaires, qui sont chargés d'adopter les décisions les plus importantes pour la société, comme l'approbation de ses comptes, l'augmentation ou la réduction du capital social, la dissolution de la société, la nomination et la révocation des administrateurs, entre autres. 

Pour l'adoption de ces résolutions, l'assemblée générale doit réunir un quorum suffisant, tant en ce qui concerne le nombre de participants que l'adoption des résolutions et les majorités requises par la loi ou par les statuts. Comme cela est logique et peut donc être intuitif, la convocation des assemblées est une question extrêmement sensible, car tous les actionnaires doivent avoir le droit d'avoir une connaissance certaine, certaine et non équivoque de la convocation d'une assemblée, afin de pouvoir y assister ou non et d'exercer tous les droits que la loi ou les statuts de la société peuvent reconnaître à l'assemblée. 

Le respect de cette formalité est un fait d'une importance capitale, car son non-respect entraîne le refus d'enregistrer l'acte qui a été accordé, comme le montre, parmi beaucoup d'autres, la résolution de la Direction générale de la sécurité juridique et de la foi publique du 23 mai 2014.

Afin d'assurer que ces assemblées soient convoquées de manière appropriée, en garantissant les droits de tous les actionnaires, le législateur a consacré une disposition spécifique à la manière dont elles doivent être tenues, en établissant spécifiquement à l'article 173 que les assemblées générales doivent être convoquées :

1. Au moyen d'une annonce publiée sur le site web de la société si celle-ci a été créée, enregistrée et publiée conformément aux termes de l'article 11 bis de la même loi sur les sociétés de capitaux.
2. S'il n'existe pas de site web de la société dans les termes susmentionnés, l'avis de convocation de l'assemblée générale sera publié dans le "Journal officiel du registre du commerce" et dans l'un des journaux ayant la plus grande diffusion dans la province où se trouve le siège social.
3. En outre, et en remplacement de la forme de notification susmentionnée, les statuts de la société peuvent prévoir que la notification peut être faite par tout procédé de communication individuelle et écrite, qui garantit que la notification est reçue par tous les actionnaires à l'adresse désignée à cet effet ou à l'adresse indiquée dans la documentation de la société. Il peut s'agir, par exemple, d'une notification personnelle par bureaufax, lettre recommandée ou télégramme.

Dans ce domaine, tant le législateur que la Direction générale de la sécurité juridique et de la foi publique elle-même ont essayé d'orienter la rédaction de la loi et son interprétation vers un système plus agile et plus simple qui simplifie ces exigences formelles dans la convocation des assemblées générales, afin de faciliter l'adoption plus rapide des décisions des entreprises, Cela favorise la mise en œuvre rapide des résolutions et des décisions qui y sont adoptées, à tel point que la loi permet désormais d'imposer à la société la possibilité d'une gestion télématique d'un système d'alertes aux actionnaires des avis de convocation insérés sur le site web de la société.

Ainsi, pour toutes les sociétés de capitaux plus anciennes qui disposent d'un système de convocation plus rigide, inopérant et économiquement coûteux (comme la convocation par le biais d'annonces au BORME et dans les journaux), la modification de leurs statuts pour introduire des systèmes de convocation électronique, beaucoup plus agiles et économiques, peut être d'un grand intérêt et contribuer au dynamisme et au bon fonctionnement de la société et de ses organes de direction.

À ce sujet, il convient de souligner que la loi prévoit actuellement la possibilité de participer aux assemblées générales par voie télématique dans le cas des sociétés anonymes, ce qui, compte tenu du contexte actuel de la pandémie et de la distanciation sociale qui en découle, pourrait sans doute être très intéressant.

Pour que cela soit possible, cette option doit être expressément prévue dans les statuts de la société, comme le montre l'article 182 de la loi sur les sociétés de capitaux. Par conséquent, si votre société n'a pas cette possibilité, modifier ses statuts pour l'inclure peut être très intéressant, car une réunion télématique peut sans aucun doute être beaucoup plus agile et économique pour la société.

Sur cette modification particulière, veuillez noter qu'il existe une section spécifique sur ce site web qui est analysée en détail. Toutefois, un bref résumé des questions les plus pertinentes à prendre en compte est présenté ci-dessous.

Ceci dit, il est nécessaire d'indiquer que les administrateurs de la société, conformément à l'article 209 de la loi espagnole sur les sociétés, sont responsables de la gestion et de la représentation de la société, dans les termes établis par la loi. Dans la pratique, les administrateurs de la société seront les personnes chargées de gérer la société au jour le jour, en adoptant les décisions de gestion commerciale, financière et de capital humain les plus appropriées à un moment donné, le tout en vue de maximiser les ressources de la société et d'obtenir les résultats les plus favorables.

Dans cette tâche si transcendante pour l'avenir de l'entreprise, au-delà des personnes qui assument cette responsabilité à un moment donné, la conception et la structure adoptées par l'organe de direction à un moment donné sont sans aucun doute d'une grande importance, car en fonction de sa structure, la prise de décisions stratégiques pour l'entreprise aura lieu d'une manière ou d'une autre.

Parmi toutes les possibilités que le système juridique a prévues, conformément à l'article 210 de la loi sur les sociétés de capitaux, l'administration de ces sociétés peut être confiée à un administrateur unique, à plusieurs administrateurs agissant conjointement ou solidairement ou à un conseil d'administration, et il convient également d'indiquer que :

• Dans le cas d'une société anonyme, lorsque l'administration commune est confiée à deux administrateurs, ceux-ci agissent conjointement et, lorsque plus de deux administrateurs sont chargés, ils forment un conseil d'administration.
• Si la forme de la société à responsabilité limitée est choisie, les statuts peuvent prévoir les différents modes d'organisation de l'administration, donnant à l'assemblée générale des membres le pouvoir de choisir alternativement l'un d'entre eux sans qu'il soit nécessaire de modifier les statuts.
• Si un conseil d'administration est choisi, il convient également de noter que le conseil doit être composé de trois membres au minimum, le nombre de membres du conseil d'administration étant fixé dans les statuts, ou le maximum et le minimum, sachant que dans le cas des sociétés anonymes, le nombre maximum de membres du conseil ne peut dépasser douze (articles 242 et suivants LSC).

Comme on peut le constater, chacun de ces systèmes présente donc des avantages et des inconvénients évidents. Par exemple, il est clair qu'avec un seul administrateur, la société sera en mesure de prendre des décisions beaucoup plus rapidement et promptement, alors qu'avec un conseil d'administration, les décisions seront beaucoup plus complexes, bien qu'elles puissent être plus précises parce qu'elles ont été prises avec l'aide de l'expérience et des connaissances de plusieurs personnes.

Comme il est logique, les sociétés de capitaux, au cours de leur développement, en fonction du cycle économique, de leur situation économico-financière, de l'évolution de leur chiffre d'affaires ou de la nécessité de réorienter leur activité, peuvent avoir besoin de différentes manières d'organiser leur administration, Ainsi, pour modifier l'organe d'administration prévu dans les statuts, il sera nécessaire d'exécuter l'acte correspondant de modification des statuts, dans lequel les associés conviennent d'organiser la société avec un type d'organe ou un autre, parmi les différentes options offertes par la loi décrite ci-dessus, afin d'adapter leurs besoins à la réalité de la société.

Une autre question importante que les actionnaires d'une société à responsabilité limitée peuvent envisager est la modification des statuts de leur société afin d'établir des règles régissant le transfert des actions ou des participations entre les propriétaires du capital social de la société. 

Ces règles sont sans aucun doute d'une grande importance, car la composition du capital social d'une société peut avoir une influence décisive sur la direction et l'orientation de la société. Créer une entreprise avec des partenaires initiaux avec lesquels nous avons confiance et harmonie ne garantit pas, loin de là, qu'ils seront nos "compagnons de route" tout au long de la vie de l'entreprise, car il peut arriver qu'ils décident de vendre leurs actions ou participations, permettant ainsi à des tiers d'entrer dans l'actionnariat, avec lesquels nous n'avons pas l'harmonie ou la complicité nécessaire pour mener à bien l'activité commerciale. C'est donc pour tenter d'éviter de telles situations que les sociétés peuvent prévoir dans leurs statuts des règles visant à réglementer ou à limiter le transfert de leurs actions ou participations. 

À cet égard, la doctrine a traditionnellement distingué quatre grands types de clauses :

1. Les clauses de permanence, par lesquelles les membres de la société sont tenus de maintenir leur statut pendant une certaine période, soulignant la nature subjective des membres, en particulier dans les sociétés à responsabilité limitée.
2. Clauses établissant des droits d'acquisition préférentiels, en vertu desquelles les membres existants de la société ont le droit d'acquérir, en priorité par rapport aux tiers extérieurs au capital de la société, les parts ou les actions d'autres membres qui souhaitent en disposer.
3. Les clauses d'entraînement, en vertu desquelles lorsqu'un tiers fait une offre à l'actionnaire majoritaire de la société pour acquérir un pourcentage plus élevé d'actions ou de participations que celui qu'il possède, les actionnaires minoritaires sont obligés d'accepter cette offre également.
4. Les clauses d'accompagnement, en vertu desquelles, lorsqu'un actionnaire reçoit une offre de vente de ses actions ou parts, les autres actionnaires peuvent également se joindre à la vente aux mêmes conditions que celles offertes.

La réglementation spécifique de ces cas se trouve aux articles 106 à 112 de la loi sur les sociétés de capitaux dans le cas des sociétés à responsabilité limitée, et aux articles 120 à 125 de la loi précitée pour les sociétés anonymes. 

En ce qui concerne les sociétés à responsabilité limitée, le législateur part du principe de la liberté de transfert des actions des actionnaires par des actes entre vifs, bien que ce principe général soit limité par les règles, limitations et précautions établies par les statuts à cet égard (article 107 de la loi sur les sociétés de capitaux). Cela dit, les statuts de la société à responsabilité limitée peuvent établir les règles ou clauses qu'ils jugent appropriées à cet égard (voir les différents types décrits ci-dessus) avec les limitations suivantes (article 108 de la loi sur les sociétés de capitaux) :

• Sont nulles et non avenues les clauses statutaires qui rendent pratiquement libre la transmission volontaire des actions par actes entre vifs.
• Toute clause statutaire obligeant un actionnaire qui offre tout ou partie de ses actions à transférer un nombre différent d'actions offertes est nulle et non avenue.
• Les clauses interdisant la transmission volontaire des parts sociales entre vifs ne sont valables que si les statuts reconnaissent à l'actionnaire le droit de se retirer de la société à tout moment et, en tout état de cause, le consentement de tous les actionnaires est requis pour l'incorporation de ces clauses dans les statuts.

De même, en cas de saisie d'actions (article 109 de la loi sur les sociétés de capitaux) dans le cadre d'un processus d'exécution, qui donne lieu à une vente aux enchères des actions, avant l'approbation de la vente aux enchères et l'adjudication des actions, cette situation sera notifiée à la société et la société devra à son tour notifier tous les actionnaires afin que, s'il existe un droit d'acquisition préférentiel, ils puissent l'exercer dans un délai d'un mois et être subrogés à la position du commissaire-priseur.

En ce qui concerne les sociétés anonymes, le législateur (article 120 de la loi sur les sociétés de capitaux) stipule également qu'une fois les certificats originaux imprimés et délivrés, les actions nominatives (qui peuvent également être librement transférables), une fois le transfert certifié, sont immédiatement inscrites au registre des actions nominatives par les administrateurs, alors que dans le cas des actions au porteur, celles-ci sont transférées par le simple transfert du document.

Cela dit, en ce qui concerne les règles à prendre en compte lors de l'établissement de clauses limitant la transférabilité des actions, il faut tenir compte des dispositions de l'article 123 de la loi sur les sociétés de capitaux, qui établit les points suivants :

1. Les restrictions ou conditions à la libre transmissibilité des actions ne sont valables vis-à-vis de la société que si elles s'appliquent aux actions nominatives et sont expressément imposées dans les statuts.
2. Lorsque des limitations sont établies par une modification des statuts, les actionnaires concernés qui n'ont pas voté en faveur d'une telle résolution ne sont pas liés par celle-ci pendant une période de trois mois à compter de la date de publication de la résolution au Journal officiel du registre du commerce.
3. Contrairement aux sociétés à responsabilité limitée, les clauses statutaires qui rendent l'action pratiquement incessible sont nulles, car les sociétés anonymes sont conçues comme des sociétés ouvertes dans lesquelles il est souhaitable de favoriser l'entrée et la sortie des actionnaires, contrairement aux sociétés à responsabilité limitée, qui sont supposées avoir un fort caractère personnel dans la composition de l'actionnariat.
4. La cessibilité des actions ne peut être subordonnée qu'à l'autorisation préalable de la société lorsque les statuts indiquent les motifs de refus, étant précisé que, sauf disposition contraire des statuts, cette autorisation est accordée ou refusée par les administrateurs de la société, qui disposent d'un délai de deux mois pour donner une réponse, laquelle est réputée positive si la réponse pertinente n'est pas donnée dans ce délai.

Les actes de modification des statuts dans lesquels est déclarée l'unicité de la société, ainsi que l'augmentation ou la réduction du capital social, compte tenu de leur caractère substantiel et de leur importance, feront l'objet d'une section ad hoc, que les intéressés pourront consulter sur ce site.

Au-delà des cas décrits dans les questions précédentes, l'acte de modification des statuts peut se référer à tout autre aspect des statuts de la société, tels que sa durée, le nom de son site web, la possibilité et les règles qui peuvent permettre l'émission d'obligations ou d'autres instruments de dette, la rémunération ou non des administrateurs, la durée de leur mandat, la création de sous-comités délégués par le conseil pour traiter de questions spécifiques à la société, les règles régissant sa dissolution et sa liquidation, etc.

Pour passer un acte de modification des statuts, il suffit de contacter l'étude du notaire (en appelant le numéro de téléphone de l'étude du notaire ou par courriel à mercantil@jesusbenavides.es) et de prendre rendez-vous au jour et à l'heure qui conviennent le mieux aux parties à l'acte.

À la date et à l'heure convenues, les parties se présentent simplement chez le notaire avec la documentation nécessaire (voir la section sur la documentation nécessaire) pour signer l'acte correspondant, qui sera rédigé sur la base du contenu minimum légalement requis et des attentes et besoins des clients en question.

En tout état de cause, si les intéressés ont besoin d'aide en ce qui concerne les modèles de certificats pour l'adoption des résolutions sociales requises pour les modifications des statuts en question, ils peuvent s'adresser au bureau du notaire pour obtenir aide et conseils à cet égard.

Pour les entreprises, la question de savoir qui a le pouvoir de se présenter devant un notaire pour passer l'acte de modification des statuts correspondant est souvent controversée ou douteuse. 

Nous allons tenter de répondre à cette question ci-dessous afin que les personnes intéressées par ce type de document sachent clairement qui doit procéder et comment, en fonction du type d'accord et de l'organisme qui le délivre :

Conformément à l'article 108 du règlement du registre des sociétés, relatif aux personnes habilitées à certifier, la certification des résolutions de la société adoptées par l'assemblée générale ou extraordinaire ou par un organe collégial d'administration incombe à la personne habilitée à les certifier, ce qui, en vertu de l'article 109 du règlement précité, incombe à la personne habilitée à certifier les procès-verbaux et les résolutions des organes collégiaux des sociétés commerciales :

• Dans le cas où la société est dirigée par un conseil d'administration, au secrétaire et, le cas échéant, au secrétaire adjoint du conseil d'administration, qu'il soit ou non administrateur. Les certificats sont toujours délivrés avec l'accord du président ou, le cas échéant, du vice-président de cette instance.
• L'administrateur unique, ou l'un des administrateurs solidaires, lorsque la société est régie par ce type d'organe administratif.
• Aux administrateurs qui ont le pouvoir de représentation en cas d'administration conjointe ou solidaire.

Dans tous ces cas, il sera nécessaire que les personnes qui délivrent le certificat aient leur position en vigueur au moment de la délivrance, puisque pour enregistrer les accords contenus dans le certificat, la position du certificateur doit avoir été enregistrée avant ou en même temps.

En tout état de cause, sur le plan formel, il faut également tenir compte du fait que les accords qui ne sont pas consignés dans des procès-verbaux ou des actes notariés approuvés et signés ne peuvent être certifiés.

Les décisions de l'associé unique, consignées dans le procès-verbal sous sa signature ou celle de son représentant, peuvent être exécutées et formalisées par l'associé lui-même ou par les administrateurs de la société.

Elle peut également être effectuée par n'importe lequel des membres de l'organe d'administration ayant une nomination valide et inscrits au registre du commerce, lorsqu'ils ont été expressément habilités à le faire dans l'acte social ou lors de la réunion au cours de laquelle les résolutions ont été adoptées.

Si l'intéressé le souhaite, il peut se voir remettre une copie certifiée conforme de l'acte de modification des statuts le jour même de sa signature, mais dans ce cas, il doit se rendre au registre du commerce et des sociétés pour l'enregistrer, cette démarche étant nécessaire pour que la modification convenue soit pleinement effective.

Si vous le souhaitez, il est bien sûr possible de confier cette tâche à l'étude notariale elle-même, qui transmettra alors l'acte au registre du commerce par voie électronique pour enregistrement.

Une fois cette opération effectuée, la copie authentique de l'acte sera remise aux concédants, ce qui sera beaucoup plus utile, car le document pourra alors prendre pleinement effet.