Acte d'homologation

Comme il vient d'être indiqué, l'acte authentique notarié est un instrument qui permet d'intégrer un document en possession du demandeur dans le protocole du notaire, garantissant ainsi la conservation du document dans tous les cas.

A cet égard, il convient de rappeler que les notaires sont des fonctionnaires qui autorisent les actes publics (principalement les actes de notoriété). Ces documents publics sont incorporés dans le protocole notarial qui, conformément à la loi, est la propriété de l'État, et que les notaires sont tenus de conserver, en tant qu'archivistes, sous leur responsabilité. 

Ainsi, lorsqu'une personne exécute un acte ou un document, elle doit savoir que ce document original est incorporé dans le protocole notarial, qui sera conservé par ce notaire sans interruption tant qu'il continuera à occuper cette fonction, tandis que, dans le cas où il quitterait cette fonction (parce que, par exemple, il prend sa retraite ou est affecté à une autre fonction dans un lieu différent), son successeur continuera la tâche de conservation et de sauvegarde de ce protocole jusqu'à ce que, après 25 ans, il soit envoyé à l'Association notariale, S'il prend sa retraite ou est affecté à un autre poste dans un autre lieu), son successeur poursuivra la tâche de conservation et de sauvegarde de ce protocole jusqu'à ce que, après 25 ans, il soit envoyé à l'association notariale compétente pour être conservé, en principe, à perpétuité.

Compte tenu de ce qui précède, comme on peut le constater, si une personne exécute un acte notarié, ce qu'elle obtient, c'est que ce document, qui est déposé chez le notaire, reste en sécurité, de sorte qu'il est possible d'en obtenir une copie chaque fois qu'on en a besoin, le cas échéant en demandant une copie simple ou certifiée de l'acte notarié.

<ejemplo>Así pues, si cualquier ciudadano posee un documento que tiene importancia o relevancia para su persona o intereses, y por los motivos que fuere (por ejemplo, por su estado de conservación, por el temor a la destrucción del documento por terceras personas, etc.) quiere asegurar la integridad del mismo, optando por el acta de protocolización conseguirá su objetivo, pues una vez que dicho documento conste incorporado al protocolo notarial, este quedará a salvo y se conservará a perpetuidad, pudiéndose obtener siempre que se desee una copia del mismo, solicitando a tal efecto una copia simple o auténtica de dicha ata.<ejemplo>

Outre l'utilité mentionnée ci-dessus, à savoir la possibilité de conserver un document à perpétuité en l'incorporant au protocole notarié, l'utilisation de l'acte de notoriété peut également s'avérer très utile pour les parties intéressées, car elle nous permettra :

• Pour s'assurer de leur identité respective.
  
  En d'autres termes, pour s'assurer qu'une personne spécifique détient des documents spécifiques, avec un contenu spécifique, et qu'à cette fin, c'est cette personne qui les apporte directement chez le notaire.
• S'assurer de son existence vis-à-vis des tiers à une date précise, c'est-à-dire le jour de la notarisation de l'acte.
  
  De cette manière, nous pouvons prouver qu'un certain document a existé, au moins, à une date précise, ce qui peut être très utile à des fins de preuve dans certains cas litigieux.
  

Dans la pratique, il existe de nombreux cas dans lesquels il peut être intéressant de recourir à l'authentification notariale, notamment :

• La nécessité de sauvegarder un document pertinent pour une personne, en cas de perte éventuelle (par exemple, des documents stockés dans une entreprise, pour lesquels un coadministrateur craint que l'autre administrateur les détruise ou les égare).
• La nécessité de conserver un document par crainte qu'il soit illégalement volé par un tiers (par exemple, un cambrioleur s'introduisant chez vous et le volant).
• La possibilité de sauvegarder des documents qui sont dans un mauvais état de conservation et dont on peut craindre qu'ils se détériorent davantage à l'avenir(par exemple, des documents anciens dont le papier ou l'encre se dégrade, et pour éviter que le processus ne devienne irréversible et que le document ne devienne illisible à l'avenir, il est notarié avec une photocopie pour conservation).
• La nécessité de préserver une ancienne décision de justice particulière est importante pour les parties, car il faut savoir que les décisions de justice, telles que les jugements ou les ordonnances, sont supprimées (c'est-à-dire détruites) après une certaine période établie par le droit procédural, de sorte qu'il ne serait plus possible d'en obtenir une copie auprès du tribunal si la copie dont nous disposons est perdue ou détruite.
• La nécessité de prouver aux tiers qu'un certain document existe à une certaine date(ce qui peut être utile dans une situation où deux parties contractantes ont conclu un contrat privé, et où l'on peut craindre qu'a posteriori, l'une d'entre elles conteste le fait que la date figurant sur le document n'est pas certaine).
• Récemment, compte tenu de l'importance croissante des relations humaines dans les réseaux sociaux et les moyens de communication à distance, la protolisation des e-mails ou des conversations whatsapp est également devenue très courante, notamment dans les cas où leur contenu peut être pertinent dans une éventuelle situation litigieuse(utile, par exemple, dans le cas où une personne reconnaît un certain fait dans une conversation whatsapp et où le destinataire veut sauvegarder cette conversation pour la rendre valable dans un procès, de peur que si son téléphone est perdu ou détruit, il ne puisse plus prouver la réalité et le contenu de ladite conversation).
• Conservez les captures d'écran des sites Web où des entreprises concurrentes se livrent à des pratiques illégales, telles que des atteintes à la propriété intellectuelle, à des brevets ou à des marques, des publicités mensongères, etc.

Le contenu de l'acte de notoriété est très simple. Le demandeur y est identifié, après quoi le notaire constate qu'il lui a été demandé d'incorporer certains documents dans son protocole et les remet (qu'il s'agisse d'originaux ou de copies fournies) pour qu'ils soient joints à la matrice de l'acte.

Le nombre de pages du document présenté doit également être indiqué sur le document, afin d'éviter d'éventuelles modifications ultérieures.