Guide pratique, étape par étape, des procédures de succession

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Sans aucun doute, le décès d'un être cher est l'un des événements les plus tristes auxquels toute personne doit faire face dans sa vie, car la douleur et le chagrin que génère l'absence de nos proches (parents, grands-parents, frères et sœurs, amis proches, etc.) est un moment de la vie très complexe et difficile à gérer d'un point de vue émotionnel.

Cela dit, lorsque toute personne subit cette perte, en laissant momentanément de côté notre chagrin et notre douleur pour ce décès, il est logique que, dans le domaine patrimonial, il soit nécessaire pour les héritiers de la personne décédée d'effectuer une série de procédures et de formalités afin de pouvoir revendiquer l'héritage du défunt et, ainsi, de pouvoir disposer et gérer les biens, les droits et les obligations du défunt, de la manière qu'ils jugent appropriée.

Sur la base de tous ces concepts de base, mon expérience quotidienne dans un bureau de notaire me montre comment, dans la pratique, lorsque les héritiers doivent faire face à ce processus, ils rencontrent de grandes difficultés en raison du manque général de connaissances qui existe sur toutes les procédures et formalités qui doivent être effectuées. Par conséquent, ce processus qui, en réalité, dans la plupart des cas, n'implique pas une grande complexité, devient un obstacle majeur pour de nombreuses personnes. 

Dans cette optique, cet article, à travers ma méthode habituelle de question - réponse courte et au moyen d'une simple description de quelques "ÉTAPES" à suivre, tentera de créer un petit guide pratique afin que, en cas de décès d'un proche, toute personne intéressée sache comment procéder pour accepter et traiter l'héritage correspondant.

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Obtenez le certificat de décès de la personne décédée.

Le premier et le plus important document dont la personne concernée aura besoin est l'acte de décès, qui est un document délivré par l'office de l'état civil certifiant que la personne est décédée.

Cette procédure peut être exécutée :

Ce document, comme on le verra, est en fait l'un des rares documents pour lesquels l'intervention de l'intéressé sera nécessaire, puisque, comme on l'expliquera plus loin, si on le souhaite, le reste des formalités peut être délégué, pour la plupart, à l'office notarial choisi pour formaliser l'acceptation de la succession en question.

Il est également nécessaire d'informer les intéressés que, dans de nombreuses occasions, lorsque la personne décède, l'entreprise de pompes funèbres qui gère l'enterrement offre aux proches ses propres services pour obtenir ce certificat de décès et les autres documents nécessaires pour traiter l'acceptation de l'héritage. En ce qui concerne cette pratique, les intéressés doivent savoir que, comme ils le verront dans cet article, cette option n'est pas la plus adaptée à leurs intérêts, étant donné que l'obtention de l'acte de décès peut être faite par n'importe quelle personne de manière beaucoup plus simple, rapide et économique par l'un des moyens susmentionnés, tandis que l'obtention du reste de la documentation peut être confiée au notariat comme indiqué ci-dessous.

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Obtenez le "certificat de dernière volonté".

Deuxièmement, l'intéressé doit obtenir le Certificado de Actos de Última Voluntad (également appelé "certificado de últimas voluntades"). Ce document, délivré par le ministère de la Justice, précise si une personne décédée a rédigé ou non un testament et, dans l'affirmative, indique devant quel notaire ce document a été formalisé.

L'obtention de ce "certificat de dernières volontés" peut être déléguée à l'office notarial choisi pour traiter la succession, de sorte qu'il se chargera d'obtenir ce document, sans que l'intéressé n'ait à accomplir de formalités supplémentaires. Pour ce faire, nous devons fournir le bureau du notaire de notre choix :

• Certificat de décès de la personne décédée.
• Coordonnées du demandeur (nom, prénom(s) et numéro d'identification).
  

Toutefois, si une personne intéressée souhaite obtenir ce document par ses propres moyens, elle peut le faire de l'une des manières suivantes :

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Obtenir le titre d'héritage de la personne décédée

Une fois l'étape 2 terminée, c'est-à-dire après avoir obtenu le certificat de testament, nous corroborons "officiellement" devant un notaire si la personne décédée avait ou non un testament. A partir de là, deux scénarios possibles s'ouvrent :

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SCÉNARIO 1 : PERSONNE DÉCÉDÉE AVEC UN TESTAMENT. Si le certificat indique que la personne décédée avait un testament, il sera nécessaire d'obtenir une copie authentique du testament afin d'en connaître le contenu et de déterminer quelles personnes ont été désignées comme héritiers. Dans la pratique, il peut arriver que la personne décédée conserve une simple copie de son testament et que les héritiers puissent en disposer (parce que, par exemple, ils peuvent accéder au domicile de la personne décédée et l'y trouver), mais il faut garder à l'esprit que la simple copie du testament ne suffira pas pour mener à bien la procédure, car ce qui est nécessaire est une copie conforme du document. Afin d'obtenir une copie authentique du testament, la partie intéressée peut :

• Obtenez vous-même le document en vous rendant chez le notaire du défunt et demandez une copie certifiée conforme du testament (pour cela, vous devez prouver le décès de la personne concernée au moyen de son acte de décès et du certificat de dernières volontés).
• Déléguez la gestion à votre étude notariale de confiance, qui fera la demande en votre nom et obtiendra une copie télématique authentique du testament (cette option est sans doute beaucoup plus pratique et plus simple pour l'intéressé).

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SCÉNARIO 2 : PERSONNE DÉCÉDÉE SANS TESTAMENT. D'autre part, il peut arriver que la personne décédée n'ait pas fait de testament, ce qui sera indiqué dans le certificat de dernières volontés qui est reçu. Dans ce cas, les héritiers potentiels, afin de traiter la succession, doivent d'abord se rendre chez un notaire pour faire la déclaration d'héritiers ab intestat, qui est un document notarié par lequel on détermine, conformément à la législation correspondante, qui sont les héritiers d'une personne décédée sans testament. Pour plus d'informations sur cet acte notarié, telles que ses exigences, les documents à fournir, etc.., ICI vous trouverez le lien vers le site web de notre office notarial, où vous trouverez des informations détaillées sur le sujet.

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Rassemblez tous les documents nécessaires pour accepter l'héritage du défunt.

Une fois que l'acte de succession correspondant (soit un testament, soit un acte de déclaration d'héritiers ab intestat) est disponible, les héritiers devront rassembler tous les documents nécessaires pour gérer l'acceptation de l'héritage. Dans la pratique, les documents les plus courants sont généralement les suivants :

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PROPRIÉTÉ: Nous devrons obtenir une copie authentique des titres de propriété du bien appartenant à la personne décédée (comme l'acte de vente original de la propriété). Dans de nombreux cas, la personne décédée conserve ces documents à son domicile, de sorte que si nous y avons accès, il n'y aura pas de difficulté majeure. En revanche, s'ils ne sont pas disponibles, il sera nécessaire d'obtenir une copie authentique des actes correspondants. Pour l'obtenir, il est nécessaire d'indiquer que cette procédure peut être menée à bien :

• L'intéressé lui-même : Dans ce cas, l'intéressé doit localiser le notaire dans lequel l'acte correspondant a été exécuté et se rendre à l'étude de ce notaire pour demander une copie certifiée conforme du document.
• Le bureau du notaire de votre choix : Dans ce cas, c'est cet office notarial qui, de manière plus rapide et plus simple, effectuera la procédure pour vous, en contactant l'office notarial en question et en demandant la copie authentique du document.

Dans le cas d'un bien immobilier, il sera également nécessaire d'obtenir la référence cadastrale du bien, qui peut être facilement obtenue, par exemple, à partir d'un reçu IBI. 

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ACTIFS FINANCIERS: Dans le cas d'actifs financiers, l'héritier doit se rendre à la banque de la personne décédée et, après avoir prouvé le décès du défunt et sa qualité d'héritier (c'est-à-dire en fournissant un certificat de décès et une copie de l'acte d'héritage), la banque délivrera ce que l'on appelle le "certificat de position du client décédé". Il s'agit d'un document indiquant tous les actifs et passifs financiers (par exemple, comptes bancaires, fonds de placement, actions, prêts, etc.) que la personne décédée avait à son nom à la date de son décès.

Dans le cas particulier où les héritiers ne connaissent pas la ou les banques exactes où la personne décédée avait déposé ses économies, ils doivent s'adresser à l'Agence fiscale pour obtenir plus d'informations à ce sujet (où, après accréditation du décès de la personne et de la qualité d'héritier, on leur fournira les informations correspondantes sur les entités où la personne avait déclaré être titulaire de comptes bancaires). 

ASSURANCE VIE: Il faudra également vérifier si la personne décédée avait une assurance vie. À cette fin, les héritiers doivent demander l'attestation des contrats d'assurance pour la couverture décès, afin de vérifier si, à la date du décès, la personne décédée était assurée par un contrat d'assurance vie. Dans ce cas, l'intéressé peut soit déléguer cette demande à l'office notarial de son choix, qui effectuera la procédure beaucoup plus rapidement et facilement, soit obtenir ce document par ses propres moyens selon l'une des modalités suivantes :

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VÉHICULES: Dans le cas de véhicules (tels qu'une voiture ou une moto), nous devons obtenir le certificat d'immatriculation indiquant la propriété du véhicule (un document que le propriétaire conserve généralement à l'intérieur du véhicule).

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Recevoir des conseils civils et fiscaux concernant l'acceptation de l'héritage.

Une fois que toutes les ÉTAPES 1 à 4 ont été réalisées, c'est-à-dire lorsque l'héritier ou les héritiers disposent de toute la documentation nécessaire pour formaliser leur acte d'acceptation et d'adjudication de l'héritage, il sera nécessaire qu'ils reçoivent les conseils correspondants, tant dans le domaine civil que fiscal, sur tous les dérivés découlant de cet héritage.

À cette fin, ce conseil peut être reçu soit auprès d'un avocat spécialisé en matière de succession et/ou de fiscalité, qui vous fournira des conseils et un éclairage sur le dossier en vertu de ses connaissances, moyennant le paiement des honoraires convenus, soit directement auprès de l'étude notariale choisie pour formaliser l'acceptation de la succession, dans le cas où, tant le notaire que ses collaborateurs spécialisés en matière de succession et de fiscalité peuvent étudier en détail votre cas spécifique et, au vu de celui-ci, vous fournir les conseils et la planification fiscale les plus appropriés, en vous expliquant les alternatives possibles, en vous donnant les explications juridiques pertinentes, en calculant le budget de l'opération avec le détail du coût fiscal, etc.

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Formalisation de l'acceptation et de l'adjudication de l'héritage devant un notaire.

Une fois que tous les documents nécessaires ont été obtenus et que tous les conseils civils et fiscaux nécessaires ont été reçus, les héritiers doivent formaliser l'acceptation et l'adjudication de l'héritage.

À cette fin, ils doivent se rendre chez le notaire de leur choix et signer l'acte d'acceptation et d'adjudication de la succession correspondant, conformément aux dispositions du défunt et aux accords conclus, le cas échéant, entre les parties.

Si vous souhaitez des informations plus détaillées concernant l'acceptation de l'héritage, ICI vous pouvez l'obtenir sur notre site web.

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Payer les droits de succession

Une fois l'acte notarié de succession signé, les héritiers doivent payer les impôts correspondants. À cet égard, il est nécessaire de faire une première évaluation : si l'héritage en question contient des biens immobiliers, les héritiers devront payer deux impôts :

• L'impôt sur les successions (l'impôt à payer sur tous les héritages).
• La taxe sur la plus-value des terrains urbains (populairement appelée "plusvalue municipale").
  

Cela dit, tout d'abord, en ce qui concerne les droits de succession, il faut savoir que la réglementation fiscale accorde aux héritiers un délai de 6 mois, à compter du décès du défunt, pour payer les droits, de sorte que deux scénarios possibles s'ouvrent ici :

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SCÉNARIO 1 : Si les intéressés ont accompli toutes les démarches ci-dessus en temps et en forme et procèdent à l'exécution de leur acte d'acceptation et de partage de l'héritage, ils doivent savoir qu'une fois celui-ci formalisé, ils pourront payer leurs impôts dans le délai indiqué. Pour ce faire, les parties intéressées peuvent choisir l'un des moyens suivants :

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SCÉNARIO 2 : Si les héritiers, pour quelque raison que ce soit, n'ont pas été en mesure de gérer l'acceptation de la succession dans un délai de 6 mois, ils peuvent choisir de payer les droits de succession correspondants et, par la suite, de formaliser l'acceptation et le partage de la succession, évitant ainsi l'imposition d'éventuelles pénalités et/ou majorations.

Dans le cas de la "plusvalue municipale", le délai de paiement est également de 6 mois, à compter de la date de décès du défunt, et les intéressés peuvent également opter pour l'une des voies susmentionnées, à savoir

• Déléguez la gestion de la liquidation à l'étude de votre notaire, où l'acceptation de l'héritage a été traitée.
• L'héritier règle lui-même l'impôt (en se rendant à la mairie correspondante pour effectuer la démarche).
• Déléguer la tâche de liquidation à un professionnel en qui l'héritier a confiance (comme un administrateur ou un avocat fiscaliste).

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Formaliser l'enregistrement de l'héritage au registre foncier et auprès des banques.

Enfin, les héritiers doivent inscrire leurs droits de propriété au registre foncier s'il y a des biens immobiliers dans l'héritage. 

Pour cela, il sera nécessaire que les héritiers, une fois l'acte d'acceptation et de partage de l'héritage formalisé, et après avoir payé les impôts correspondants (rappelez-vous, aussi bien l'impôt sur les successions que la "plusvalue municipale"), procèdent à l'inscription de leur droit dans le registre foncier correspondant.

À cette fin, on peut recommencer :

• Par le bureau du notaire lui-même, si cette tâche est déléguée par la partie intéressée. Il s'agit sans aucun doute de l'option la plus simple et la plus rapide, puisque le même notaire qui a formalisé notre succession, le jour même de la signature, présentera télématiquement le document pour son inscription au registre foncier, sans que le client n'ait à accomplir de formalités supplémentaires.
• Par l'héritier lui-même, auquel cas il doit se rendre chez le notaire pour retirer la copie authentique de son acte et la présenter au service du cadastre pour enregistrement, avec les cotisations fiscales correspondantes.
• Par un professionnel de confiance de l'héritier (tel qu'un administrateur ou un avocat), moyennant le paiement des honoraires convenus entre les parties.

Dans le cas des banques, une fois l'acte d'acceptation et d'adjudication de la succession signé et les droits de succession payés, l'héritier doit présenter ces documents à la (aux) banque(s) concernée(s), afin que celle-ci(s) les fasse(nt) valider juridiquement par ses (leurs) avocats. Une fois ce processus achevé avec succès, les fonds et autres actifs financiers seront mis à la disposition de leur nouveau propriétaire, c'est-à-dire de l'héritier concerné.

Conclusion

Ayant déjà détaillé, de manière simple et didactique, toutes les grandes étapes que toute personne devra franchir pour traiter une succession, il convient enfin de conclure cet article par quelques brèves réflexions sur le sujet, en focalisant notre attention sur l'accompagnement dont, le cas échéant, toute personne aura besoin pour traiter une succession en sa faveur.

Ainsi, comme ce bref article a tenté de le démontrer, la gestion d'un héritage est une procédure qui ne doit pas "effrayer" les intéressés, car, une fois obtenu le certificat de décès du défunt, il existe de nombreuses possibilités (toutes bonnes) pour effectuer le reste des démarches :

• Par les héritiers eux-mêmes, en suivant toutes les étapes indiquées dans cet article (ce qui demandera sans doute un investissement en temps et en ressources de la part de l'intéressé, ainsi que l'accomplissement de certaines formalités quelque peu lourdes).
• Déléguer la gestion à la propre agence de l'entreprise funéraire qui gère l'enterrement, car dans de nombreuses occasions, la propre entreprise funéraire (comme par exemple Mémora Servicios Funerarios) offre aux proches du défunt la possibilité de contracter ce service de démarches "post-funéraires".
• En confiant la gestion à l'agence de la compagnie d'assurance qui, le cas échéant, a assuré les frais de décès du défunt, car dans de nombreux cas, les compagnies d'assurance qui prennent en charge les obsèques (comme Ocaso ou Santalucía) offrent ce service à leurs clients.
• En déléguant la gestion à un professionnel en qui vous avez confiance, par exemple un gestionnaire administratif ou un avocat spécialisé en la matière.
• En confiant l'ensemble du processus directement à votre étude notariale de confiance, qui, comme nous l'avons déjà mentionné, peut également effectuer cette tâche.
  

Comme nous l'avons vu, toutes les options sont valables, puisque, si elles sont bien menées, "toutes les routes" nous mèneront à la même destination : obtenir toute la documentation nécessaire pour traiter l'acceptation et le partage de l'héritage correspondant.