L'apostille de "La Haye". Qu'est-ce que c'est et à quoi ça sert ?
En effet, dans les opérations et les actes quotidiens qui sont formalisés dans une étude notariale d'une grande ville cosmopolite comme Barcelone, et surtout compte tenu du phénomène de mondialisation que nous avons connu au cours des dernières décennies, il est de plus en plus fréquent de voir combien d'actes notariés doivent prendre effet à l'étranger, c'est-à-dire à l'étranger :
- Ou encore, les actes publics signés en Espagne doivent produire leurs effets dans un pays tiers.
- Ou dans les cas où les actes publics signés à l'étranger doivent avoir des effets en Espagne.
Dans ces cas, pour que cela soit possible, les parties intéressées doivent faire appel à ce que l'on appelle communément l'"Apostille de La Haye", une procédure que nous allons maintenant essayer d'expliquer afin que toutes les parties intéressées puissent la connaître.
Qu'est-ce que l'apostille "de La Haye" ?
L'"Apostille" est une procédure qui permet de garantir l'authenticité d'un acte notarié dans un État autre que celui dans lequel il a été émis ou autorisé, facilitant ainsi sa reconnaissance dans un État tiers et, par conséquent, contribuant aux effets de l'acte dans ce pays autre que celui dans lequel il a été créé, le cas échéant.
<ejemplo>Así pues, por ejemplo, si María, que vive en Barcelona, tiene que conceder un poder especial a su hermana Mercedes, que vive en Argentina, para que esta, en su nombre y representación, pueda vender una finca radicada en Buenos Aires, propiedad de María, para que el poder que María otorga en España ante un Notario español pueda surtir efectos en Argentina, será necesario gestionar la Apostilla de dicho poder, para que así sea reconocido como válido y eficaz en Argentina, y Mercedes pueda así realizar correctamente ese trámite en nombre de su hermana María, que vive en Barcelona y que, lógicamente, dada la distancia, no se puede desplazar hasta Buenos Aires a realizar expresamente este trámite.<ejemplo>
Ainsi, concrètement, par le biais de la procédure d'apostille, il est possible de certifier la véracité de la signature de l'agent qui a autorisé ou délivré l'acte public en question, ainsi que la qualité en laquelle il a agi.
Pourquoi l'apostille est-elle utile ?
Bien entendu, chaque pays, avec son propre système juridique, ses règles de droit, ses autorités et ses formalités, a ses propres particularités qui sont totalement différentes et inconnues des autres pays.
Ceci étant, les autorités d'un pays sont, bien entendu, les plus susceptibles de connaître son système juridique et ses formalités, mais pas celles des autres pays du monde, de sorte que, si un document public autorisé dans un autre pays est présenté, l'autorité ou le fonctionnaire qui le reçoit dans cet autre État, puisqu'il ne connaît pas le système juridique ou les formalités légales du pays où il a été créé, ne peut pas vérifier si ce document est réellement authentique ou non.
<ejemplo>Siguiendo nuestro ejemplo, el Notario de Argentina que ha de formalizar la compraventa de esa finca en Buenos Aires, como es lógico, conoce el derecho argentino, pero no el español, de modo que, cuando se le presente la escritura de poder especial autorizada por un Notario de Barcelona, no tendrá la capacidad de verificar si ese documento es auténtico, o no.<ejemplo>
Pour résoudre ce problème, on utilisait traditionnellement la procédure dite de"légalisation diplomatique", c'est-à-dire une procédure à effectuer dans le pays étranger où le document est autorisé, devant l'ambassade du pays de destination, par laquelle les fonctionnaires diplomatiques ou consulaires du pays de destination, compte tenu de leur connaissance du système juridique de l'État où ils exercent leur mission, certifient l'authenticité de la signature et la qualité du signataire du document en question, permettant ainsi au document de produire ses effets dans le pays de destination.
<ejemplo>Así pues, siguiendo nuestro ejemplo, tradicionalmente, si María necesitaba ese poder especial otorgado en España para surtir efectos en Argentina, hubiera tenido que acudir a la embajada argentina en Madrid o a un consulado de su país en España, para que los funcionarios diplomáticos o consulares argentinos, a la vista de su conocimiento del ordenamiento jurídico español, certificaran la autenticidad de ese poder otorgado en España, dándole así la fuerza necesaria para desplegar sus efectos en Argentina.<ejemplo>
Comme on le voit, cette procédure est lourde et lente (car la légalisation du document, en fonction de la saturation de l'ambassade ou du consulat en question, peut prendre des semaines ou des mois), ce qui entrave la fluidité des relations juridiques et économiques internationales. C'est pourquoi, afin d 'accélérer cette question, il y a plusieurs décennies, de nombreux États, appliquant un principe de réciprocité, ont décidé de mettre en œuvre un mécanisme beaucoup plus facile et rapide pour reconnaître mutuellement l'authenticité des documents publics autorisés par leurs autorités ou fonctionnaires respectifs, c'est-à-dire ce qu'on appelle "l'apostille de La Haye", qui, comme nous le verrons, permet de réaliser cette reconnaissance de manière beaucoup plus facile et rapide.
D'où vient l'apostille "La Haye" ?
L'apostille "de La Haye" découle d'un traité international, à savoir la"Convention du 5 octobre 1961 supprimant l'exigence de la légalisation des actes publics étrangers".
En vertu de cette règle de droit international public, et en application du principe de réciprocité, tous les Etats signataires, désireux de supprimer l'exigence de la légalisation diplomatique ou consulaire des actes publics étrangers, ont créé un mécanisme, dit apostille, par lequel, L'authenticité de la signature, la qualité en laquelle le signataire du document a agi et, le cas échéant, l'identité du sceau ou du timbre que porte le document, permettant ainsi de vérifier la validité et l'authenticité du document, ce qui facilite ses effets dans le pays de destination, autre que l'État où il a été créé ou autorisé.
Ainsi, grâce à ce mécanisme, une fois l'acte public en question autorisé, l'autorité désignée par chaque État apposera l'apostille sur l'acte lui-même ou sur une extension de celui-ci, selon un modèle standard figurant dans l'annexe de la Convention internationale susmentionnée, qui est présenté ci-dessous :
Quels pays ont ratifié la "Convention Apostille de La Haye" ?
À l'heure actuelle, un nombre très important de pays dans le monde ont ratifié cette convention, de sorte que si un acte public autorisé dans l'un d'entre eux doit produire ses effets dans un État tiers ayant ratifié la convention, nous pouvons recourir à l'apostille pour vérifier l'authenticité et la validité de l'acte à l'étranger.
Que se passe-t-il si le pays de destination du document n'a pas ratifié la convention de La Haye ?
Dans ce cas, la voie de l'apostille ne sera pas possible, mais la voie traditionnelle de la légalisation diplomatique ou consulaire devra être utilisée.
Qui doit demander l'apostille ?
La demande d'apostille doit être faite par la personne concernée ou le signataire du document, en s'adressant à l'autorité compétente désignée à cet effet par chaque pays.
Pourquoi la procédure d'apostille est-elle plus rapide ?
Comme nous l'avons vu, l 'apostille est une procédure très simple effectuée par les autorités désignées de l'État où le document est délivré, de sorte que, une fois le document ou l'acte public disponible, en s'adressant à cette autorité, la procédure qui rend le document valide et authentique à l'étranger peut être effectuée rapidement et facilement.
En revanche, si le système traditionnel de "légalisation diplomatique ou consulaire" devait être suivi, la procédure serait beaucoup plus lourde, coûteuse et longue, car il faudrait se rendre auprès des autorités diplomatiques ou consulaires compétentes, ce qui rendrait la procédure beaucoup plus longue et difficile.
Comment est traitée l'apostille d'un acte autorisé en Espagne ?
Dans le cas de l'Espagne, la procédure d'apostille est très simple. Une fois que la partie intéressée a signé l'acte devant le notaire espagnol, elle doit se rendre au collège de notaires correspondant, où elle peut faire apostiller l'acte, afin qu'il prenne effet dans le pays étranger correspondant.
Dans tous les cas, sachez que de nombreux offices notariaux, si leurs clients le leur demandent, en échange des honoraires convenus, peuvent effectuer cette procédure en leur nom, leur épargnant ainsi les frais administratifs et de déplacement.
Comment s'effectue l'apostille d'un acte étranger qui doit prendre effet en Espagne ?
Si vous disposez d'un acte ou d'un document public autorisé à l'étranger et que vous avez besoin qu'il soit effectif en Espagne, vous devez vous adresser à l'autorité que l'État en question a désignée, afin qu'elle apostille le document pour qu'il soit effectif en Espagne, de sorte que l'authenticité et la validité du document puissent être vérifiées par l'autorité espagnole qui doit l'appliquer ou le reconnaître.
<ejemplo>Así pues, si un ciudadano chino, que reside en Pekín, concede un poder especial a un amigo suyo que vive en Barcelona, para que en su nombre y representación realice un trámite en España, para que este documento sea válido y reconocido en España, ese ciudadano chino deberá acudir a la autoridad correspondiente que el Estado chino hubiere designado, para que pueda apostillar esa escritura para que surta efectos en España.<ejemplo>
L'apostille certifie-t-elle le contenu et garantit-elle la reconnaissance du document étranger en Espagne ?
Non. Comme indiqué ci-dessus, l'apostille permet uniquement de vérifier l'authenticité de la signature de l'autorité signataire de l'acte public, ainsi que la qualité en laquelle cette autorité agit, mais elle ne certifie ni le contenu de l'acte ni son caractère suffisant pour produire les effets voulus par les intéressés dans le pays de destination.
Par conséquent, les actes publics étrangers revêtus d'une apostille qui sont présentés au notaire espagnol, pour être efficaces en Espagne, doivent faire l'objet de ce que l'on appelle un jugement notarial d'équivalence et de suffisance, c'est-à-dire une évaluation de la question de savoir si, compte tenu de l'acte en question, du système juridique et des fonctions de l'autorité émettrice de l'acte à l'étranger, il est équivalent aux dispositions du droit espagnol et, par conséquent, s'il est valide et suffisant pour mener à bien la procédure qui est demandée en Espagne.
Que se passe-t-il si le document étranger est rédigé dans une langue étrangère ?
Dans ce cas, à l'exception des cas où le notaire connaît la langue étrangère et se charge, sous sa responsabilité, de la traduction du document, les intéressés doivent fournir une traduction assermentée du document afin que, logiquement, le notaire ou l'autorité espagnole à qui le document est adressé puisse en comprendre le contenu et en apprécier la validité, l'équivalence et la suffisance pour l'acte ou l'affaire envisagée.
Dans l'espoir que cet article a fourni des informations intéressantes pour les clients qui souhaitent faire produire des effets à leurs actes notariés dans un pays autre que celui dans lequel ils ont été autorisés, je reste à votre disposition pour vous aider à répondre à toute question que vous pourriez avoir dans cette situation ou dans toute autre situation similaire.
