Procédures par appel vidéo

Comme nous l'avons déjà avancé, avec l'entrée en vigueur de la loi 11/2023 (ICI vous pouvez la consulter), la possibilité de signer des documents publics par un processus 100% télématique est enfin une réalité, c'est-à-dire sans avoir à se rendre physiquement chez un notaire public pour formaliser l'acte, l'acte ou la police passé devant un notaire public, en fonction des besoins spécifiques du client.

C'est pourquoi, afin de dissiper tous les doutes concernant ce processus, nous allons élaborer un guide pratique très didactique et illustratif, dans lequel nous pourrons voir, étape par étape, comment signer par vidéo un document public avec un notaire public.

Comment puis-je lancer la procédure de signature vidéo d'un document public sur le portail citoyen notarial ?

Afin d'entamer le processus qui nous permettra de signer un document public devant un notaire public par le biais d'une procédure entièrement en ligne, la première chose à garder à l'esprit est que, pour que cela soit possible, l'intéressé doit être enregistré sur le Portail Notarial du Citoyen (ICI), qui est le site web créé par le Bureau du Notaire espagnol pour mettre en œuvre toutes ces nouvelles fonctionnalités télématiques de la Loi 11/2023.

Pour vous inscrire, si vous le souhaitez, ICI vous trouverez un article explicatif dans notre blog, où nous détaillons toutes les étapes à suivre. Il est également nécessaire d'indiquer que, pour effectuer ce processus 100% en ligne, nous aurons besoin d'un certificat numérique qualifié qui nous permet de nous identifier et de signer numériquement des documents, ainsi que d'un ordinateur récent avec webcam, et qui dispose du logiciel AutoFirma (ICI vous pouvez le télécharger). En tout cas, pour plus de détails sur ces aspects techniques, vous pouvez les trouver dans l'article lié.

Quels types de documents pourrai-je signer par vidéo ?

En effet, grâce à la loi 11/2023, depuis le 9 novembre 2023, il est possible de signer certains documents publics par voie électronique, c'est-à-dire sans avoir à se rendre physiquement dans une étude notariale pour signer en personne et de manière manuscrite devant le notaire. 

Désormais, comme nous l’avons mentionné, il sera possible de signer certains documents publics en ligne, par le biais d’un système de visioconférence avec le notaire et d’une signature électronique (au moyen d’un certificat numérique). 

Toutefois, comme nous l’avons indiqué, cette nouvelle possibilité ne s’étend pas à tous les types de documents publics, mais, pour l’instant, la loi limite cette possibilité à certains actes et transactions juridiques spécifiques, qui sont détaillés ci-dessous :

• Politiques commerciales (dans ce cas, pour simplifier la procédure, la loi elle-même détermine que le fait que la banque envoie la police à l’office notarié électronique pour signature par le débiteur, cela implique déjà son consentement et son acceptation à l’opération de prêt ou de crédit qui est formalisée, c’est-à-dire sans qu’il soit nécessaire qu’elle soit expressément signée comme le débiteur doit le faire, sauf disposition contraire dans le libellé de la police).
• La constitution de sociétés, les nominations et les procurations commerciales de toute nature prévues par la législation commerciale, ainsi que l’octroi de tout autre acte social (à condition que dans le cas où les apports des associés au capital social sont monétaires).
• Les pouvoirs de représentation procédurale (les soi-disant procurations pour les procès dont nous aurons besoin lorsque nous devrons faire face à un procès et que nous devrons engager un avocat et un avocat), pour agir devant les administrations publiques, ainsi que les pouvoirs électoraux et les procurations pour des actes spécifiques. Toutefois, il ne sera pas possible d’autoriser une procuration générale ou préventive par visioconférence.
• La révocation des proc urations (à l'exception des procurations générales préventives).
• Lettres de paiement et annulations de garanties (comme l’annulation d’un prêt hypothécaire).
• Le procès-verbal de l'assemblée générale et le procès-verbal de référence au sens strict (ou de manifestation).
• Les témoignages de légitimation des signatures.
• Testaments en situation d’épidémie déclarée (pour la durée de l’obligation de confinement).
• Déclarations de nouvelle construction sans extinction de la copropriété, ni adjudication de la propriété, et division de la propriété horizontale.
• Conciliation (sauf si le notaire estime que la présence physique est souhaitable pour mener à bien l'affaire).
• Les actes et transactions juridiques pour lesquels, conformément à leur nature, il est établi par voie réglementaire.

Comment puis-je générer une demande dans le Portail citoyen notarial pour signer un document public avec un notaire ?

Comme pour tout dans la vie, il n'y a sans doute rien de mieux qu'un exemple pratique pour comprendre comment signer un document public par vidéo.

<ejemplo>Así pues, supongamos que Juan, un ciudadano español, quiere invitar a su casa, a su sobrina Amina, de nacionalidad marroquí y licenciada en Medicina, para cursar un Master en Salud Pública en la Universidad de Barcelona, con una duración de 9 meses.<ejemplo>

<ejemplo>Amina ha comenzado a cursar la autorización administrativa correspondiente para obtener el Permiso de estudio necesario para poder permanecer, de forma legal, en España, este plazo de 9 meses en los cuales cursará su Master.<ejemplo>

<ejemplo>Según le han requerido las autoridades españolas, Amina necesita un acta de manifestaciones, autorizada ante Notario, en la que su tío Juan, que es la persona que la acogerá estos 9 meses, manifieste que asume las responsabilidades económicas, de alojamiento y manutención de su sobrina Amina, manifestando que cuenta con los medios económicos suficientes para hacerse cargo de la misma durante este plazo de tiempo.<ejemplo>

Par conséquent, si Juan souhaite signer cet acte notarié par vidéo de manière télématique, il doit tout d'abord accéder au Portail Notarial du Citoyen et, une fois dans le PCN, sélectionner l'option"Actes" (en haut à gauche) et, à l'intérieur de celle-ci, l'option"Actes de démonstration" :

Dans cette section, sélectionnez l'option"Démarrer l'application" (bouton vert), afin de lancer la procédure :

Ainsi, dans un premier temps, un écran correspondant aux intervenants, c'est-à-dire la ou les personnes qui signeront l'acte notarié, apparaîtra. 

Ici, par défaut, les données personnelles de l'utilisateur qui effectue la procédure dans le Portail Notarial du Citoyen apparaîtront, de sorte que, si tout est correct (et que seule cette personne doit signer l'acte notarié), il suffira de sélectionner le bouton vert"Suivant" pour poursuivre la procédure :

Sur le deuxième écran de la procédure, le système nous permettra, si nécessaire, d'ajouter un document, dans lequel, par exemple, nous pourrons détailler le contenu de toutes les déclarations que nous voulons inclure dans notre acte notarié.

Une fois le document ajouté, il suffit de cliquer sur le bouton vert"Suivant" pour continuer la procédure :

Sur le troisième écran de la procédure, nous devons sélectionner le notaire public avec lequel nous souhaitons signer notre déclaration de manifestations :

Et, le cas échéant, nous aurons également la possibilité d'ajouter des observations à l'intention du notaire (comme des détails que nous souhaitons qu'il prenne en compte lors de la rédaction de notre document, des préférences quant au jour et à l'heure de la signature, des doutes, etc.)

Ici aussi, nous devons sélectionner l'option"Vidéoconférence" si nous voulons vraiment signer notre acte notarié en ligne, comme c'est le cas ici.

Une fois ces étapes terminées, il suffit de cliquer sur le bouton vert"Suivant" pour poursuivre la procédure :

Dans cette dernière phase de notre demande, correspondant à la section"Confirmation et envoi", un résumé de notre demande apparaîtra avec toutes les données incluses (parties intervenantes, documents ajoutés, notaire sélectionné, etc.)

Si tout est correct, il suffit d'accepter la "politique de confidentialité" du PCN et de terminer la procédure en cliquant sur le bouton vert"Soumettre la demande" :

‍

Ainsi, si le processus s'est déroulé correctement, le message suivant apparaîtra :

A partir de là, le notaire sélectionné recevra votre demande et, après l'avoir vérifiée, il vous contactera (par téléphone, e-mail, etc.) pour connaître les détails de votre demande et, en conséquence, préparer le projet de votre acte notarié de déclarations (qui, le cas échéant, vous sera également envoyé par e-mail pour que vous puissiez le consulter).

Ainsi, si tout est correct, il ne vous reste plus qu'à convenir avec votre notaire du jour et de l'heure à laquelle vous souhaitez vidéo-signer votre acte de manifestation, afin qu'une fois le rendez-vous pris, l'office notarial, par l'intermédiaire de votre utilisateur du Portail citoyen notarial, vous fixe un rendez-vous pour l'acte de vidéo-signature dont vous avez besoin.

Quelles sont les étapes préalables à la signature d'un acte public par le biais du portail citoyen notarial ?

Si l'on suit notre exemple, avant de pouvoir signer par vidéo notre acte notarié (ou tout autre document public dont nous avons besoin), nous devrons effectuer une étape préalable, à savoir valider notre certificat électronique. 

A cette fin, une fois que vous avez accédé à la PNC, vous devez sélectionner l'option"CERTIFICAT ELECTRONIQUE" (bouton bleu qui apparaît en bas à gauche de l'écran d'accueil) et, à l'intérieur de celle-ci, l'option"Valider les certificats électroniques" :

Dans cette option, nous devons sélectionner la section"Valider le certificat d'un tiers" :

Une fois dans cette option, nous devons donc sélectionner le bouton vert"Démarrer la validation" :

A ce stade, l'écran suivant apparaît, dans lequel vous devez cliquer sur le bouton"Ouvrir" pour accéder à l'application AutoSignature (qui vous permettra de signer électroniquement votre document notarié à la fin du processus).

L'écran suivant apparaît alors, montrant le certificat numérique à valider, qu'il faut sélectionner pour le valider correctement :

Enfin, si la procédure s'est déroulée correctement, le message de confirmation suivant apparaît :

À quoi ressemblera l'acte de signature vidéo de mon document public ?

À la date et à l'heure convenues, le notaire accède au portail citoyen notarial avec son utilisateur et accède au rendez-vous programmé, de sorte que la vidéoconférence commence, comme le montre l'image suivante :

L'intéressé, quelques minutes avant l'heure convenue, doit accéder à son utilisateur du Portail Notarial Citoyen, et sélectionner la rubrique"MES RENDEZ-VOUS", où sera programmé le rendez-vous pour la signature vidéo de son acte de déclaration :

Dans notre cas, par exemple, nous simulerons la signature du procès-verbal des manifestations le 9 janvier, à 11 heures.

Par conséquent, à 11 heures, l'intéressé doit sélectionner le bouton bleu"Vidéoconférence", afin que, après autorisation du notaire, les deux parties soient reliées par un appel vidéo :

Dans cet acte, le notaire confirmera d'abord l'identité de la personne qui se présente, puis il partagera à l'écran l'acte public à signer, afin de procéder à sa lecture complète devant le client :

Une fois que le document a été lu et que tous les doutes et questions du client ont été résolus, si tout est correct et que la partie intéressée souhaite signer le document, le processus de signature commencera, où le notaire activera le dispositif de signature, de sorte que le client signera numériquement le document, avec son certificat numérique qualifié, après quoi le notaire le signera également avec son certificat numérique correspondant, accordant et autorisant ainsi dûment l'acte public en question, après quoi la vidéoconférence se terminera.

Comment puis-je recevoir une copie de mon document public ?

L'obtention d'une copie de votre document public se fera de la manière qui vous convient le mieux, de sorte que, par exemple :

• Vous pouvez choisir de retirer physiquement votre copie autorisée à l'étude du notaire.
• Vous pouvez demander que votre copie autorisée vous soit envoyée par la poste à votre domicile (à vos frais, bien entendu).
• Ou, le cas échéant, vous pouvez choisir de recevoir votre copie autorisée sous forme électronique, auquel cas l'office notarial vous enverra un document avec un Secure Verification Code (ou CSV).
• Dans ce cas, depuis l'office notarial, nous vous enverrons un e-mail avec un PDF joint comme suit, où vous trouverez le CSV de votre copie électronique autorisée, que vous pourrez vérifier (et donc accéder au document quand vous le souhaitez) à travers le PCN lui-même (ICI).

En tout état de cause, quelle que soit la méthode choisie, une fois que vous aurez réussi à obtenir la copie, l'office notarial vous enverra la facture de l'ensemble du processus, afin que vous puissiez procéder au paiement des frais de notaire dus (soit pour les payer physiquement à l'office notarial lui-même, soit par virement bancaire).

Puis-je signer mon acte public par vidéo avec le notaire de mon choix ?

En effet, vous avez toute latitude pour signer par vidéo vos documents publics avec le notaire de votre choix par le biais du Portail Notarial du Citoyen, de sorte que, par exemple, si vous vivez dans une petite ville où il n'y a pas de notaire, vous pouvez signer par vidéo votre document avec le notaire de votre choix à Barcelone, sans avoir à vous déplacer, avec toute la commodité et l'économie de temps et d'argent que cela implique.

Comme nous pouvons le constater, cette nouvelle façon de signer les documents publics signifie une augmentation du degré de concurrence dans le secteur notarial, ce qui contribuera sans aucun doute à améliorer le service que nous fournissons à tous les citoyens, avec les avantages évidents que cela implique pour la société dans son ensemble.

Quels sont les avantages de la signature vidéo d'un acte public en ligne via le portail citoyen notarial ?

Comme nous venons de le voir, la possibilité de signer un document public 100 % en ligne est une alternative très utile pour tout citoyen, car toute personne, depuis son domicile, avec son ordinateur, en suivant une procédure simple, peut signer certains documents publics, ce qui peut être très utile:

• C'est pratique et vous gagnez du temps, car vous éviterez des déplacements inutiles chez le notaire, ce qui vous permettra de consacrer votre temps et votre argent à d'autres tâches plus rentables.
• Parce que vous pouvez formaliser votre acte notarié avec le notaire de votre choix, facilement, rapidement et simplement, de sorte que, par exemple, si votre notaire de confiance se trouve à Barcelone, mais que vous habitez à Madrid, vous pouvez signer en ligne avec ce notaire à Barcelone sans avoir à vous déplacer (avec le gain de temps et d'argent que cela peut impliquer).
• En effet, grâce à ce canal, si vous le souhaitez, vous pouvez effectuer une consultation vidéo avec votre notaire de confiance afin de résoudre tous les doutes et préoccupations que vous pourriez avoir à ce sujet, ce qui vous permettra de signer votre document notarié en toute connaissance de cause.
• En effet, grâce à ce processus, vous pourrez recevoir chez vous le projet de votre document public, afin de l'examiner en profondeur, calmement et sans précipitation, comme, quand et avec qui vous le souhaitez.

En résumé, comme nous pouvons le constater, cette procédure en ligne vous fera gagner beaucoup de temps et vous apportera beaucoup plus de facilité et de commodité, ce qui présente sans aucun doute de nombreux avantages à cet égard.

Puis-je signer un document public par vidéo sans envoyer le formulaire via le portail citoyen notarial ?

Bien sûr, il n'y a pas de problème avec cela. 

Si vous avez bien compris le processus, toutes les informations recueillies et que vous êtes familiarisé avec le fonctionnement de la signature vidéo dans le Portail des citoyens notariaux, vous pouvez contacter votre office notarial par n'importe quel moyen (par exemple par courrier électronique), lui envoyer toute la documentation et les informations nécessaires pour préparer le projet de votre document, de sorte que, une fois que tout est prêt, l'office notarial crée simplement un rendez-vous de signature vidéo auquel vous devez vous connecter pour signer votre document public, sans avoir à perdre de temps à remplir tous les champs du formulaire fourni par le PCN.

Comment puis-je dissiper mes doutes sur le processus de signature vidéo ?

Bien entendu, si vous avez des doutes sur ce processus, l'équipe de l'Office Notarial Jesús Benavides est à votre disposition pour y répondre. Vous pouvez nous contacter par le biais de notre site web(ICI) et, avec plaisir, nos spécialistes en la matière essaieront de vous aider dans tout le processus, si effectivement vous avez la possibilité et l'intention d'incorporer votre nouvelle SL dans notre Office Notarial.