Légitimation de la signature

Une autre des fonctionnalités très intéressantes offertes par le nouveau Portail Notarial du Citoyen est la possibilité de gérer 100% en ligne la légitimation notariale d'une signature électronique qualifiée apposée sur un document électronique, ce qui peut s'avérer très utile pour les citoyens et les professionnels dans une multitude de domaines.

Nous allons maintenant voir comment accéder à cette option, à quoi elle sert, ainsi que les étapes à suivre.

Qu'est-ce que la légitimation des signatures ?

L'une des fonctions habituelles des notaires est la légalisation des signatures, c'est-à-dire l'acte par lequel un notaire certifie, c'est-à-dire atteste aux tiers, qu'une signature sur un document appartient à une personne déterminée. Ainsi, grâce à cette authentification notariale, la signature sur ce document acquiert la garantie de véracité et d'authenticité nécessaire pour qu'elle puisse produire tous ses effets vis-à-vis des tiers.

<ejemplo>Así pues, por ejemplo, cuando se construye una nueva vivienda y se pretende oficializar la misma, a través de una escritura de declaración de obra nueva (para así poderla inscribir en el Registro de la Propiedad), de conformidad con la normativa urbanística, es necesario, entre otras cuestiones, que un técnico competente (un arquitecto), emita un certificado, con firma legitimada notarialmente, que contenga la descripción de la obra nueva.<ejemplo>

Sur cette base, la vérité est que, traditionnellement, ces légitimations de signature ont été effectuées pour des signatures manuscrites sur des documents physiques, de sorte que la personne intéressée à effectuer la légitimation se rendait en personne dans un bureau de notaire, signait le document physique sur papier devant le notaire, puis, une fois dûment identifiée, le notaire procédait à la légitimation de sa signature, attestant ainsi devant des tiers que la signature sur ce document correspondait à cette personne spécifique.

Cependant, la vérité est qu'aujourd'hui, comme on le sait, grâce à la généralisation des nouvelles technologies, l 'utilisation de documents électroniques, signés électroniquement, est de plus en plus courante. Dans ces cas, il est également souvent nécessaire d'accréditer l'authenticité et la véracité de la signature, afin qu'elle soit pleinement opposable aux tiers (comme, par exemple, une administration publique, ou pour son incorporation dans un acte, etc.)

Ainsi, ce nouveau service de notarisation des signatures électroniques répond à ce besoin des citoyens et des professionnels, ce qui, dans la pratique, peut être très utile pour les professionnels de l'architecture, du droit ou du monde des affaires(par exemple, il peut être utilisé pour légitimer la signature électronique des nouveaux statuts d'une société, la révocation ou la nomination d'un nouveau poste dans une société qui est détaillée dans un certificat délivré par l'organisme compétent, ou dans le cas des certifications d'architectes dans le domaine de la construction et de l'urbanisme) .

Pourquoi la certification notariale des signatures numériques via le portail notarial est-elle utile ?

Grâce à ce nouveau système auquel nous pouvons accéder par le biais du Portail Notarial du Citoyen, toute personne ou tout professionnel peut désormais, depuis son domicile, sans se déplacer ni perdre inutilement du temps et de l'argent, signer confortablement, avec son ordinateur, un document électronique avec sa signature numérique qualifiée et, immédiatement après, demander à un notaire de le légitimer, demander à un notaire de le légitimer, garantissant ainsi sa pleine efficacité auprès de qui de droit, et ce, grâce à un processus simple et rapide qui évite des déplacements inutiles dans une étude notariale, avec pour conséquence un gain de temps et d'argent pour le citoyen ou le professionnel en question.

Comme on le voit, il s'agit sans aucun doute d'une fonctionnalité très intéressante qui sera sans aucun doute largement utilisée.

Comment puis-je lancer le processus de notarisation d'une signature électronique qualifiée apposée sur un document électronique ?

Afin d'entamer le processus qui nous permettra d'authentifier une signature électronique qualifiée apposée sur un document électronique, la première chose à garder à l'esprit est que, pour que cela soit possible, le citoyen ou le professionnel concerné doit être enregistré sur le Portail Notarial du Citoyen (ICI), qui est le site web créé par l'Office Notarial Espagnol pour mettre en œuvre toutes ces nouvelles fonctionnalités télématiques de la Loi 11/2023.

Pour vous inscrire, si vous le souhaitez, ICI vous trouverez un article explicatif dans notre blog, où nous détaillons toutes les étapes à suivre. Il est également nécessaire d'indiquer que, pour pouvoir effectuer tout ce processus 100% en ligne, nous aurons besoin d'un certificat numérique qualifié qui nous permette de nous identifier et de signer numériquement des documents, ainsi que, si nécessaire, d'avoir le logiciel Auto Firma (ICI vous pouvez le télécharger). En tout cas, pour plus de détails sur ces aspects techniques, vous pouvez les trouver dans l'article lié.

Quels sont les aspects juridiques dont je dois tenir compte au préalable ?

En ce qui concerne l'authentification des signatures numériques, je voudrais simplement faire une brève référence à sa réglementation légale, qui est essentiellement prévue à l'article 261 du Règlement notarial(ICI vous pouvez le consulter), dans lequel il est établi que le notaire peut authentifier les signatures électroniques reconnues apposées sur des documents en format électronique, de sorte que cette authentification des signatures électroniques aura la même valeur que celle effectuée par le notaire en ce qui concerne les documents en format papier.

En tout état de cause, l'authentification notariale des signatures électroniques est soumise aux règles suivantes :

• Le notaire identifie le signataire et vérifie la validité du certificat qualifié sur lequel repose la signature électronique générée par un dispositif sécurisé de création de signature.
• Le notaire assiste à la signature par le signataire du fichier informatique contenant le document.
• L'authentification est constatée par un document au format électronique, établi par le notaire avec une signature électronique reconnue.

Quelles sont les étapes de la procédure d'authentification notariale d'une signature électronique qualifiée apposée sur un document électronique, via le portail citoyen notarial ?

Si vous choisissez de faire authentifier une signature électronique qualifiée apposée sur un document électronique par le biais du portail citoyen notarial, les principales étapes de la procédure, très succinctement, sont les suivantes :

1. Tout d'abord, par le biais du portail du citoyen notaire, vous devez vérifier vos données personnelles afin de contrôler votre identité. Si vous postulez en tant que professionnel (dans le cas des avocats et des architectes), le PCN effectuera une vérification télématique auprès de l'association professionnelle correspondante afin de vérifier la véracité de votre identité professionnelle.
2. Ensuite, une fois que vous aurez vérifié vos données personnelles, il sera temps de joindre et de valider le ou les documents dont vous souhaitez signer la légitimation.
3. Enfin, une fois le ou les documents vérifiés, s'ils n'ont pas encore été signés numériquement (car vous pouvez le faire au préalable), vous devez les signer numériquement (à l'aide de l'application AutoSignature dans le PCN lui-même), puis les envoyer au notaire public choisi pour authentification.

Comment dois-je procéder pour demander la notarisation d'une signature électronique qualifiée apposée sur un document électronique ?

Pour initier le processus de notarisation d'une signature électronique qualifiée apposée sur un document électronique, le citoyen ou le professionnel doit accéder au PCN avec son nom d'utilisateur et, une fois dans le PCN, sélectionner la section"Légitimation de la signature" (partie gauche de l'écran).

Une fois dans cette section, sélectionnez le bouton vert"Démarrer l'application". 

Une fois dans notre nouvelle application, nous devrons suivre toutes les étapes du processus, qui peuvent être regroupées dans les points clés suivants :

1. Coordonnées du demandeur
2. Sélection des documents
3. Signature des documents et choix du notaire
4. Vérification et envoi de la demande

Chacune de ces étapes est décrite ci-dessous afin que le citoyen ou le professionnel sache en détail comment procéder.

1.- INFORMATIONS SUR LE DEMANDEUR

Sur ce premier écran, comme vous le verrez, le formulaire nous permet de faire la demande en tant que"professionnel" ou"particulier" :

Si nous choisissons de faire la demande en tant que"professionnel", nous aurons accès à un menu déroulant dans lequel nous devrons sélectionner le groupe professionnel auquel nous appartenons, c'est-à-dire

• Consejo Superior de los Colegios de Arquitectos de España (pour les architectes).
• Consejo General de la Abogacía Española (pour les avocats).

Une fois le groupe professionnel sélectionné, nous devons vérifier notre identité auprès de l'association professionnelle correspondante, en sélectionnant le bouton vert"Vérifier l'identité", ce qui ne donnera un résultat positif, bien sûr, que si la personne en question appartient à ce groupe professionnel et est dûment inscrite auprès de l'association professionnelle correspondante.

En revanche, si nous faisons la demande en tant que"particulier", les données personnelles que nous avons fournies lors de notre enregistrement auprès du PCN s'afficheront par défaut.

Une fois cette première étape terminée, cliquez sur le bouton"suivant" (en bas à droite) pour continuer la procédure.

2.- SÉLECTION DES DOCUMENTS

Dans cette deuxième phase de la procédure, nous devons sélectionner le ou les documents dont nous souhaitons authentifier la signature électronique. Pour ce faire, dans l'écran ci-dessous, cliquez sur le bouton bleu"Joindre".

Une fois sélectionné, un nouvel écran apparaît où il faut indiquer, dans un menu déroulant, le type de document :

• Ou"résolutions d'entreprise" (pour les documents d'entreprise dans lesquels sont adoptées des résolutions relatives à l'entreprise).
• Ou l'option"autres documents" pour tous les autres cas.

Une fois cela fait, nous devons cliquer sur le bouton"Select" pour joindre notre document à légitimer, de sorte que, une fois sélectionné et téléchargé, nous devons cliquer sur le bouton bleu"Add" pour que le document soit dûment téléchargé. Enfin, il ne nous reste plus qu'à cliquer sur le bouton"Attach" pour télécharger notre document dans la CNP.

Une fois cette partie de la procédure terminée, nous revenons à l'écran initial de la phase 2, où il ne reste plus qu'à valider le document en sélectionnant le bouton vert"Valider".

Une fois le processus de validation terminé, sélectionnez le bouton"suivant" (en bas à droite) pour poursuivre la procédure.

3.- SIGNATURE DE DOCUMENTS ET CHOIX D'UN NOTAIRE PUBLIC

Dans cette troisième phase de la procédure, il est nécessaire de déterminer si le document électronique a déjà été signé ou non :

• Si nous l'avons déjà signé sur notre ordinateur, avec notre certificat numérique qualifié (qui doit être celui de la personne qui fait la demande par l'intermédiaire de son utilisateur), le PCN le détectera et le formulaire l'affichera avec une coche verte"signé" :

• Si, par contre, le document électronique n'est pas encore signé, la PNC le détectera, de sorte qu'à côté apparaîtra le bouton vert"Signer", que nous devons sélectionner, afin de signer numériquement le document, avec notre certificat numérique qualifié, grâce à l'application Signature Automatique, que nous devons avoir téléchargée au préalable.

Cela dit, une fois le document signé de l'une ou l'autre des deux manières, il ne reste plus, pour terminer cette phase, qu'à choisir le notaire qui légitimera notre signature:

Et aussi, le cas échéant, d'ajouter par écrit tout commentaire susceptible d'intéresser le notaire.

Une fois cette étape terminée, cliquez sur le bouton"suivant" (en bas à droite) pour continuer la procédure.

4.- VÉRIFICATION ET ENVOI DE LA DEMANDE

Dans cette quatrième et dernière phase du processus, il ne reste plus qu'à vérifier que le document sélectionné et le notaire choisi sont corrects, après quoi il faut cliquer sur le bouton vert"Envoyer" pour terminer le processus :

Ainsi, si la procédure a été menée à bien, nous recevrons le message suivant, ainsi qu'un courriel de confirmation à notre adresse électronique, avec un numéro de demande spécifique permettant d'identifier votre demande.

Comment l'office notarial authentifie-t-il les signatures ?

Une fois votre demande reçue, le notaire en question procédera à la vérification de l'ensemble du processus et de la signature, afin de procéder, le cas échéant, au transfert du document en question sur papier, ainsi qu'à la légitimation de la signature demandée.

Une fois la procédure terminée, l'Office notarial prendra contact avec le client (via PNC ou par courrier électronique) pour lui envoyer la facture du service, ainsi que pour organiser la remise de l'acte authentifié, qui peut se faire en personne à l'Office notarial ou par envoi postal à l'adresse indiquée.

Quels sont les avantages d'une demande d'authentification de signature qualifiée par le biais du Portail du citoyen notaire ?

Comme nous venons de le voir, la possibilité de demander l'authentification notariale d'une signature électronique qualifiée apposée sur un document électronique est une fonctionnalité très utile pour les citoyens et les professionnels du droit, des affaires ou de l'architecture, puisque n'importe qui, de chez lui, avec son ordinateur, en suivant une procédure simple, peut signer numériquement un document et demander ensuite à un notaire d'authentifier cette signature. Ainsi, il :

• Elle est pratique et permet de gagner du temps, car il n'est pas nécessaire de se rendre dans un bureau de notaire pour formaliser la demande.
• Parce que vous pouvez procéder à la certification de votre signature électronique avec le notaire de votre choix, de manière facile, rapide et simple, de sorte que, par exemple, si votre notaire de confiance se trouve à Barcelone, vous pouvez lui demander d'effectuer cette certification et de l'envoyer à votre domicile, par la poste, quelle que soit la ville où il se trouve.

En résumé, comme nous pouvons le constater, cette procédure en ligne vous fera gagner beaucoup de temps et vous apportera beaucoup plus de facilité et de confort, ce qui est sans aucun doute une chose très positive compte tenu du rythme effréné de travail et des obligations qui incombent à la plupart d'entre nous de nos jours.

J'ai des questions juridiques concernant la légitimation des signatures. Où puis-je trouver des informations pertinentes pour m'aider à les résoudre ?

Si vous avez des doutes sur ce qu'est l'authentification d'une signature, à quoi elle sert, etc., au-delà des conseils que vous donnera bien sûr votre notaire public, vous trouverez ICI la section correspondante de notre site web, où vous trouverez de nombreuses informations intéressantes sur cette procédure, qui vous seront sans doute très utiles pour connaître en profondeur tout ce qu'il faut savoir pour authentifier une signature.

Si j'ai des problèmes avec le PCN, puis-je signer l'acte en personne chez le notaire ?

Bien entendu, il n'y a aucun problème. Si vous avez déjà commencé votre demande, mais que, pour une raison quelconque (par exemple, un problème technique avec votre ordinateur, votre certificat numérique, etc.), vous ne pouvez pas terminer le processus, vous pouvez vous rendre en personne dans l'étude de votre notaire local pour y signer le document et authentifier la signature de manière traditionnelle.

Comment puis-je lever mes doutes sur le processus de légitimation de la signature numérique ?

Bien entendu, si vous avez des doutes sur ce processus, l'équipe de l'Office Notarial Jesús Benavides est à votre disposition pour y répondre. Vous pouvez nous contacter par le biais de notre site web(ICI) et, avec plaisir, nos spécialistes en la matière essaieront de vous aider dans tout le processus, si effectivement vous avez la possibilité et l'intention de légitimer votre signature digitale dans notre Office Notarial.