Demander une copie

Une autre fonctionnalité très intéressante offerte par le nouveau Portail Notarial du Citoyen est la possibilité de demander et d'obtenir, 100% en ligne, n'importe quelle copie d'un document public que nous avons signé avec n'importe quel notaire en Espagne, ce qui peut être très utile pour les citoyens et les professionnels dans une multitude de domaines.

Ainsi, avec le Portail Notarial du Citoyen, désormais, comme nous le verrons, toute personne ayant signé un acte public devant un notaire pourra demander une copie de l'acte en ligne. De plus, grâce au Portail Notarial du Citoyen, comme nous le verrons, dans certains cas, cette copie sera archivée dans un dépôt de documents en ligne, de sorte que nous l'aurons toujours à notre disposition, stockée dans un espace sécurisé, ce qui nous permettra d'y accéder quand nous le voudrons, depuis n'importe quel endroit ou appareil.

Nous allons maintenant voir comment accéder à cette option, à quoi elle sert, ainsi que les étapes à suivre.

Qu'est-ce qu'une copie notariée ?

Comme on le sait, lorsqu'une personne se rend dans une étude notariale pour signer un acte public(par exemple, l'achat d'un bien immobilier, l'acceptation d'une succession, une donation, une procuration, etc.), le document original signé dans l'étude du notaire s'appelle la matrice, qui est classée et conservée par le notaire qui a autorisé l'acte.

Toutefois, comme il est logique, les personnes intéressées par ce document ont le droit, conformément à la loi, d'obtenir une copie de leur acte, c'est-à-dire un duplicata du document qu'elles ont signé, ce qui leur permettra, par exemple, de prouver leurs droits à l'égard des tiers, d'inscrire leurs droits au registre foncier, de payer les taxes correspondantes, d'effectuer des formalités auprès de l'administration (telles que l'inscription au registre municipal, etc.).

Quels sont les types d'actes notariés ?

En ce qui concerne la typologie des copies notariales existantes, il convient de préciser que, schématiquement, il existe deux types de copies, à savoir

• Copies autorisées: copies consistant en une reproduction exacte, sur papier notarié, de l'acte signé, ne portant que la signature du notaire, et ayant la même force probante que l'acte original avec les signatures de tous les signataires.
• Copies simples: copies délivrées par le notaire, ayant une valeur purement informative (c'est-à-dire sans validité juridique), consistant en une copie exacte de l'acte original, imprimée sur des feuilles blanches, sans l'en-tête ni la signature du notaire qui l'a autorisée.

Il faut également savoir qu'aujourd'hui, les copies d'actes peuvent être obtenues en double format, c'est-à-dire en deux formats différents :

• Support physique ou papier: ceux qui sont émis sur du papier physique pour être remis "en main propre" au client.
• Supports électroniques: ceux qui sont générés par le biais d'un document électronique (PDF) à envoyer par des moyens électroniques (par exemple, par le biais du Portail du citoyen notaire, par courrier électronique, avec une clé USB, etc.) Dans le cas des copies électroniques autorisées, elles sont également générées avec un code de vérification sécurisé qui sert à valider leur authenticité et a la même valeur qu'une copie papier timbrée.

Comment puis-je obtenir une copie simple de mon acte de propriété ?

Lorsque vous signez un acte devant un notaire, si vous souhaitez obtenir une simple copie de l'acte, il existe actuellement trois moyens principaux:

1. Copie physique chez le notaire: Lors de la signature de votre acte, si vous en faites la demande, vous pourrez obtenir une simple copie physique, c'est-à-dire imprimée sur papier, qui vous sera remise "en main propre", afin que vous puissiez effectuer les formalités nécessaires avec elle (comme la remettre à un tiers, la présenter à la mairie, etc.)
2. En format électronique par courrier électronique: En outre, si vous en avez besoin, vous pouvez demander à votre notaire de vous envoyer une copie simple de votre acte sur votre courrier électronique, afin que vous puissiez effectuer les démarches nécessaires (par exemple, le joindre en tant que PDF à une procédure administrative électronique, etc.
   
   Cette méthode, jusqu'à présent, a été très utile et la plus utilisée par les citoyens, bien qu'aujourd'hui, grâce aux nouvelles fonctionnalités du Portail Notarial que nous verrons dans ce guide, elle est appelée à disparaître progressivement.

3. En format électronique via le Portail Notarial du Citoyen : En effet, à partir de maintenant, comme nous le verrons dans ce guide pratique, grâce à votre utilisation du Portail Notarial du Citoyen, vous pourrez demander à votre notaire une copie simple de n'importe lequel de vos actes, qui sera également archivée pour toujours dans un dépôt de documents au sein même du PCN, ce qui signifie que vous en disposerez toujours, à tout moment et sur n'importe quel appareil.
   
   Comme vous le verrez, dans ce guide pratique, dans les questions qui suivent, nous vous montrerons comment demander votre copie simple à travers le Portail Notarial du Citoyen.

Comment puis-je obtenir une copie autorisée de mon acte ?

En revanche, si vous avez signé un acte devant un notaire et que vous avez besoin d'une copie autorisée de cet acte, vous avez actuellement deux possibilités:

1. Copie physique autorisée "traditionnelle" : Il s'agit de la copie "traditionnelle", sur papier avec la page de garde du notaire avec lequel vous avez signé, qui vous sera remise "en mains propres" à l'étude du notaire (ou, si vous le demandez, par la poste), une fois que vous aurez signé votre acte, si vous en faites la demande.
2. Copie autorisée électronique: Nouveau format de copie autorisée, en format électronique, qui est généré au moyen d'un Secure Verification Code (ou CSV), c'est-à-dire un numéro d'identification unique à 20 chiffres, qui identifie chaque copie de manière unique et sans équivoque et permet l'accès, la vérification et le téléchargement ultérieur.
   
   Si vous le souhaitez, à partir de maintenant, lorsque vous signez un acte (ou plus tard, si vous en avez besoin ultérieurement), vous pouvez également demander à votre notaire de vous délivrer ce type de copie électronique autorisée (en payant le coût correspondant), ce qui vous permettra de la faire circuler plus facilement dans le trafic économico-juridique.
   
   Dans ce cas, le citoyen (ou toute autre personne à qui le CSV est envoyé), pour accéder à son document numérique et en vérifier l'authenticité, n'aura qu'à accéder à la PNC et à sélectionner l'option "Vérifier la copie électronique autorisée" sur la page principale( à laquelle vous pouvez accéderICI ) et, une fois sur cette page, à introduire le CSV, ce qui lui permettra de visualiser et de télécharger le document, en garantissant l'authenticité et l'intégrité de la copie électronique autorisée en question.

Qu'est-ce qu'une deuxième copie ?

Comme nous l'avons expliqué, lorsqu'une personne vient signer un acte devant un notaire, une fois qu'elle l'a signé, il est normal qu'elle demande au moins une copie autorisée de son document (c'est-à-dire une première copie) et, si nécessaire, une copie simple.

Ainsi, les deuxièmes copies sont celles que l'intéressé demande plus tard que la signature de l'acte (par exemple, quelques mois ou même quelques années après l'exécution de l'acte) parce qu'il a besoin d'une nouvelle copie (d'où le nom de "deuxième copie") pour effectuer une procédure, et ces copies peuvent être simples ou autorisées, sur papier ou sous forme électronique.

Dans ce domaine, comme nous le verrons dans ce guide pratique, grâce au Portail notarial du citoyen, la demande et l'obtention de ces deuxièmes copies seront désormais beaucoup plus faciles, rapides et agiles pour les citoyens, avec tous les avantages que cela comporte.

Voyons ce qu'est une deuxième copie, quand j'en ai besoin, comment je peux la demander et quelles sont les nouvelles fonctionnalités intéressantes du Portail du citoyen notaire dans ce domaine.

Quand ai-je besoin d'une deuxième copie d'un acte ?

La vérité est que, normalement, lorsque nous nous rendons chez un notaire pour signer un acte public, la chose la plus courante est que le client apporte la ou les copies de l'acte (qu'il soit simple et/ou autorisé).

<ejemplo>Así pues, por ejemplo, si Juan compra una vivienda en un Notario de Barcelona, lo normal es que Juan, una vez firmada la misma, solicite una copia autorizada y una copia simple de su escritura de compra, para poder acreditar que esa vivienda es suya, para poder inscribir su derecho de propiedad en el Registro, para pagar los impuestos de la operación, etc.<ejemplo>

Cependant, il est vrai qu'une fois l'acte ou le contrat conclu, il peut arriver à l'avenir que le constituant ou la partie intéressée ait besoin d'obtenir une nouvelle copie (deuxième copie) de ce document, pour de nombreuses raisons, telles que, par exemple :

• Parce que l'original a été perdu, détruit ou endommagé.
• Parce que vous avez besoin d'un autre exemplaire pour le donner à quelqu'un d'autre.
• Parce que la personne qui a délivré l'acte est décédée et que ses héritiers ne parviennent pas à retrouver le premier exemplaire de l'acte.
• Parce qu'à l'époque on obtenait une copie papier ou physique, et qu'aujourd'hui une copie électronique est nécessaire pour accomplir certaines formalités auprès de l'administration ou de tiers.

Dans tous ces cas, comme nous le voyons, le constituant devra demander une nouvelle copie de l'acte au notaire qui l'a autorisé (ou, s'il est très ancien, au notaire qui détient actuellement le document). Cette procédure, comme nous l'expliquons dans les questions suivantes, peut désormais être demandée de manière simple et rapide par le biais du Portail Notarial du Citoyen, offrant ainsi un service beaucoup plus efficace au citoyen.

Si l'acte a été délivré il y a plus de 25 ans, une demande doit être faite auprès du notaire de district ou de l'association notariale correspondante, en fonction de la personne qui a la garde de l'acte.

Comment les deuxièmes copies d'un acte sont-elles traditionnellement demandées ?

Traditionnellement, pour obtenir une deuxième copie d'un acte que vous avez signé avec un notaire, vous devez vous rendre en personne à l'étude du notaire avec lequel vous avez signé l'acte et demander la délivrance de la deuxième copie dont vous avez besoin.

Une fois la demande effectuée, le notaire vérifiera que vous y avez droit et, après avoir vérifié que la loi vous permet d'obtenir la deuxième copie, les employés de l'étude notariale procéderont à la délivrance de la deuxième copie, ce qui prendra normalement quelques jours.

Une fois délivré et signé par le notaire, le service administratif de l'office notarial vous contactera pour vous informer de l'accomplissement de la mission, après quoi, une fois que vous aurez payé les frais correspondants, votre exemplaire vous sera délivré sous la forme que vous avez demandée :

Dans le cas de copies simples:

• Remise physique en l'étude du notaire (ou par courrier à l'adresse de votre choix, si vous en faites la demande et moyennant le paiement des frais correspondants).
• Envoi en format électronique par courrier électronique.

Dans le cas de copies autorisées:

• Remise physique en l'étude du notaire (ou par courrier à l'adresse de votre choix, si vous en faites la demande et moyennant le paiement des frais correspondants).
• ‍Soumissiond'une copie électronique autorisée en envoyant le fichier CSV correspondant.

Comme on peut le constater, la procédure traditionnelle d'obtention des deuxièmes copies implique la nécessité pour le citoyen ou le professionnel qui les demande de se déplacer, avec la perte de temps et d'argent qui en découle dans cette tâche administrative.

Quelles sont les nouveautés apportées par le Portail du citoyen notaire pour l'obtention d'une seconde copie de nos actes ?

Le Portail Notarial du Citoyen apporte d'importantes nouveautés à la procédure d'obtention de secondes copies de nos actes, car comme nous le verrons, à partir de maintenant, tout citoyen pourra consulter tous les actes signés depuis le 1er janvier 2007 jusqu'à aujourd'hui et demander 100% en ligne pour obtenir des secondes copies de ses actes, ce qui, comme vous pouvez l'imaginer, est une grande avancée qui fera gagner beaucoup de temps et d'argent aux personnes qui ont besoin d'effectuer cette procédure.

Concrètement, grâce au Portail Notarial du Citoyen, comme nous le verrons, nous pourrons dorénavant :

• Demander des copies simples de nos actes, que nous recevrons sous forme électronique via le Portail Notarial du Citoyen.
• Demander des copies autorisées de nos actes, qui ne peuvent toutefois être délivrées pour l'instant que sous forme physique ou papier, à retirer à l'office notarial même (ou à un autre plus proche de notre domicile) ou à envoyer par courrier recommandé à l'adresse indiquée.

Nous allons maintenant voir comment nous pouvons demander une seconde copie de nos actes via le Portail Notarial du Citoyen.

Comment puis-je accéder au portail citoyen notarial pour demander une deuxième copie de mon acte ?

Pour pouvoir demander une deuxième copie de votre acte en ligne, il faut tout d'abord que le citoyen soit enregistré dans le Portail des citoyens notaires (ICI), qui est le site web créé par l'Office notarial espagnol pour mettre en œuvre toutes ces nouvelles fonctionnalités télématiques de la loi 11/2023.

Pour vous inscrire, si vous le souhaitez, ICI vous trouverez un article explicatif dans notre blog, où nous détaillons toutes les étapes à suivre.

Quelles sont les étapes de la procédure de demande d'une deuxième copie par le biais du portail citoyen notarial ?

Si vous choisissez de demander une deuxième copie de l'un de vos actes 100% en ligne, par l'intermédiaire du portail Notarial Citizen, les principales étapes de la procédure, sous une forme très résumée, sont les suivantes :

1. Tout d'abord, par le biais du portail Notarial Citizen, vous devez envoyer votre demande au notaire, dans laquelle vous devez identifier la copie spécifique dont vous avez besoin, ainsi que le type de copie dont vous avez besoin.

2. Dans un deuxième temps, une fois votre demande envoyée, le notaire en question procédera à son traitement. À cette fin, après avoir vérifié votre légitimité ou votre droit à une copie, il établira un devis pour la copie, qu'il vous enverra par l'intermédiaire du portail notarial. Lorsque vous le recevrez, vous pourrez effectuer le paiement par l'intermédiaire du PCN, après quoi le notaire délivrera la ou les copies demandées. 

3. Enfin, une fois votre demande traitée, le notaire vous enverra votre copie, soit par le biais du portail citoyen notarial (si vous avez demandé une copie simple), soit, si vous avez demandé une copie autorisée, il vous l'enverra par la poste ou la mettra à votre disposition pour que vous puissiez la retirer dans son étude notariale.
   
   À cet égard, il convient de souligner que, pour le moment, le PCN ne permet pas l'envoi de copies autorisées électroniques avec CSV, qui, le cas échéant, peuvent être demandées au moment de la signature.

Comment dois-je procéder pour demander une deuxième copie de mon acte par l'intermédiaire du portail des citoyens notaires ?

Pour commencer à demander une copie d'un de leurs actes, les citoyens ou les professionnels doivent accéder au PCN avec leur nom d'utilisateur et, une fois à l'intérieur, sélectionner la section"Gestion des copies" (sur le côté gauche de l'écran).

Une fois dans cette section, sélectionnez la section"Copier les demandes" (en bas à droite de l'écran).

Le PCN vous conduira ensuite à l'écran suivant, où vous devrez cliquer sur le bouton vert"Démarrer la demande" :

1.- SÉLECTION DU NOTAIRE

Une fois la demande initiée, un écran apparaît sur lequel vous devez sélectionner le notaire public qui a autorisé l'acte dont vous souhaitez obtenir une copie:

Une fois cette première étape terminée, cliquez sur le bouton"suivant" (en bas à droite) pour continuer la procédure.

Si le notaire public ne se présente pas, une copie peut également être demandée, mais vous devez l'indiquer ci-dessous en saisissant manuellement les coordonnées du notaire public.

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2.- SÉLECTION DES DOCUMENTS

Ensuite, sur l'écran suivant, vous verrez une liste de tous les documents que vous avez signés avec ce notaire public, à partir de laquelle vous devrez sélectionner le numéro de protocole correspondant au document dont vous souhaitez obtenir une copie. 

Dans cette section, nous devons également sélectionner l'onglet"copie simple" ou"copie autorisée", en fonction du type de copie souhaité. 

Dans le cas où vous souhaitez obtenir une copie autorisée, vous devez également informer :

• Le nombre d'exemplaires souhaités (un ou plusieurs).
• Le caractère exécutoire ou non de la copie, en fonction de la modalité dont nous avons besoin.

Une fois cette étape terminée, cliquez sur le bouton"suivant" (en bas à droite) pour continuer la procédure.

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3.- REMPLIR LE FORMULAIRE ET L'ENVOYER

Dans cette dernière phase de la procédure, nous verrons d'abord un écran récapitulatif avec les protocoles pour lesquels nous avons demandé des copies :

Le PCN nous donne alors la possibilité de joindre des documents supplémentaires, si cela est nécessaire au bon traitement de la demande.

Enfin, dans le cas où une copie autorisée a été demandée, il convient d'indiquer la forme sous laquelle vous souhaitez la recevoir, à savoir

• En le retirant dans le bureau du notaire lui-même.
• Envoi par courrier recommandé (dans ce cas, il sera envoyé à l'adresse que nous avons fournie lors de notre inscription au PCN).
• ‍Envoià un autre bureau de notaire (par exemple, à un bureau de notaire plus proche de notre domicile).

Une fois cette dernière étape franchie, cliquez sur le bouton"Soumettre" (en bas à droite). Si la procédure a abouti, vous verrez apparaître un écran indiquant que la procédure s'est déroulée avec succès, ainsi qu'un numéro de demande.

Ensuite, le notaire en question recevra la demande que nous venons de générer, qu'il traitera après avoir vérifié notre légitimité, notre capacité et notre intérêt légitime à demander cette copie. 

A cette fin, le notaire nous enverra une estimation du coût de la copie, que nous recevrons par le biais d'un message sur notre Portail Notarial (pour le consulter, allez dans la rubrique"Mes messages").

Dans cette communication, nous verrons le devis de la demande, ainsi que l'option de paiement (par carte de crédit ou par paiement avec Bizum).

Enfin, une fois le paiement effectué, le notaire recevra une confirmation du paiement, après quoi il procédera à la délivrance des copies que nous avons demandées.

• S'il s'agit d'une copie simple, elle nous sera envoyée par l'intermédiaire du portail notarial, qui se trouve dans la section"Gestion des copies" et, à l'intérieur de celle-ci, dans la section"Mes copies".
• ‍Dans le casde la copie certifiée conforme, elle est retirée ou reçue de la manière indiquée dans la demande (par exemple, retrait à l'office notarial même, envoi à un autre office notarial ou envoi par la poste à l'adresse du domicile du demandeur).

Quels sont les avantages de demander une deuxième copie par le biais du portail citoyen notarial ?

Comme nous venons de le voir, la possibilité de demander des deuxièmes copies de nos actes par l'intermédiaire du PCN est une fonctionnalité très utile pour les citoyens et les professionnels, car n'importe qui, depuis son domicile, avec son ordinateur, en suivant une simple procédure 100% en ligne, peut demander, et dans certains cas obtenir (dans le cas de copies simples) des deuxièmes copies de ses actes directement par des moyens télématiques. Ainsi, il :

• Il est pratique et permet de gagner du temps, car il n'est pas nécessaire de se rendre dans un bureau de notaire pour formaliser sa demande, puis de se rendre à nouveau dans le même bureau pour retirer le document.
• Car dans le cas des copies simples, celles-ci seront stockées pour toujours dans un dépôt de documents au sein même du PCN, de sorte que nous y aurons toujours accès depuis n'importe quel ordinateur et à n'importe quel moment, simplement en accédant au PCN à l'aide de notre utilisateur.

En résumé, comme nous pouvons le constater, cette procédure en ligne vous fera gagner beaucoup de temps et vous apportera beaucoup plus de facilité et de confort, ce qui est sans aucun doute une chose très positive compte tenu du rythme effréné de travail et des obligations qui incombent à la plupart d'entre nous de nos jours.

Existe-t-il un délai pour l'obtention des deuxièmes copies par le biais du portail du citoyen notaire ?

À cet égard, il est nécessaire de souligner que, grâce à ce nouveau système de PCN, nous pourrons demander des deuxièmes copies des actes signés à partir du 1er janvier 2007, date à laquelle a été lancé ce que l'on appelle l'index notarial unique.

En revanche, pour les actes antérieurs, ils peuvent également être demandés par l'intermédiaire du PCN en saisissant dans le champ correspondant le nom du notaire, la date d'exécution et le numéro de protocole.

Pour les actes de plus de 25 ans, il faut s'adresser à l'association notariale de la communauté autonome où le testament a été établi.

Il convient également de noter que, pour les actes signés à compter du 9 novembre 2023, la possibilité de demander un second exemplaire via le PCN ne sera possible qu'après un délai d'environ 15 jours à compter de la signature, (les actes signés dans la première quinzaine sont mis à disposition à partir du 22 du même mois, et ceux signés dans la deuxième quinzaine à partir du 7 du mois suivant, les notaires envoyant les actes signés à cette fréquence tous les quinze jours).

Existe-t-il un autre moyen d'obtenir des deuxièmes copies de mes actes sous forme électronique ?

Si vous le souhaitez et si le notaire en question est en mesure de le faire, vous pouvez envoyer votre demande directement à son étude par courrier électronique, auquel cas, après avoir payé les frais correspondants, il vous enverra votre deuxième copie électronique (simple ou autorisée avec son CSV correspondant) ou par courrier électronique ou par toute autre procédure technique existante.

Comment puis-je lever mes doutes sur cette procédure de demande de seconde copie de mes actes ?

Bien entendu, si vous avez des doutes sur ce processus, l'équipe de la Notaría Jesús Benavides est à votre disposition pour y répondre. Vous pouvez faire votre demande sur notre site web et nos spécialistes se feront un plaisir de vous aider tout au long du processus, si vous avez la possibilité et l'intention de légitimer votre signature numérique dans notre étude notariale.